Att kunna Excel är en värdefull kompetens i många yrken. Programmet används varje dag för allt från enkla listor och budgetar till ekonomiska rapporter, analyser, diagram, pivottabeller och avancerad datahantering. Därför kan det vara en stor fördel att lära dig Excel online och steg för steg bygga upp kunskaper som du faktiskt kan använda i arbetslivet.
En av de stora fördelarna med en Excelkurs online är flexibiliteten. Du behöver inte anpassa dig efter fasta lektionstider eller resa till en utbildningslokal. I stället kan du studera när det passar dig och framför allt lägga mer tid på de moment som du tycker är svåra.
Men för att verkligen lära sig Excel räcker det sällan med att bara titta på någon annan som arbetar i programmet. Det är när du själv börjar skriva formler, skapa tabeller, sortera information och lösa problem som kunskaperna börjar fastna.
I den här artikeln går vi igenom varför Excel fortfarande är en viktig kompetens, vad du bör lära dig och varför praktiska övningar är en central del när du vill lära dig Excel online.
Varför ska du lära dig Excel?
Excel har funnits länge, men det betyder inte att programmet har blivit mindre relevant. Tvärtom används Excel fortfarande inom en mängd olika branscher och yrkesroller.
Ekonomi, administration, försäljning, projektledning, inköp, lager, HR, produktion och marknadsföring är bara några exempel på områden där Excel kan förekomma.
Anledningen är att Excel är mycket flexibelt.
Du kan använda programmet för något så enkelt som en lista med namn och telefonnummer, men samma program kan också användas för betydligt mer avancerade analyser.
Du kan exempelvis använda Excel för att:
- skapa budgetar och kalkyler
- sammanställa försäljningssiffror
- göra beräkningar med formler och funktioner
- hantera stora tabeller
- filtrera och sortera information
- skapa diagram
- bygga pivottabeller
- analysera data
- följa projekt och aktiviteter
- skapa rapporter
- hitta trender och avvikelser
Det gör Excel till ett användbart verktyg både för den som är ny på arbetsmarknaden och för den som redan arbetar och vill effektivisera sina arbetsuppgifter.
Lär dig Excel online från grunden
Du behöver inte redan kunna Excel för att börja studera online. Tvärtom kan en strukturerad onlinekurs vara ett bra alternativ för dig som är nybörjare.
Det viktigaste är att börja på rätt nivå.
Ett vanligt misstag är att direkt försöka lära sig avancerade funktioner, pivottabeller och dataanalys utan att först förstå grunderna.
Det kan snabbt bli frustrerande.
Börja i stället med att förstå hur Excel är uppbyggt. Du bör exempelvis känna dig bekväm med arbetsböcker, kalkylblad, rader, kolumner, celler och cellreferenser innan du går vidare till mer avancerade moment.
När grunden sitter blir resten betydligt enklare.
En bra inlärningsordning kan exempelvis vara:
Excel-grunder → formler → funktioner → formatering → tabeller → diagram → mer avancerade funktioner → pivottabeller → analys.
På det sättet bygger varje nytt område vidare på det du redan har lärt dig.
Lär dig Excel genom praktiska övningar
Det finns en stor skillnad mellan att förstå hur någon annan gör något och att själv kunna göra samma sak.
Tänk dig att du tittar på en videolektion där en lärare visar hur funktionen SUMMA används. När du tittar på videon kan allt kännas självklart.
Men några dagar senare sitter du framför ett tomt kalkylblad.
Kommer du då ihåg exakt hur du skulle göra?
Det är här praktiska övningar blir viktiga.
Efter att du har sett hur en funktion fungerar bör du själv få använda den. Därefter kan du kontrollera din lösning mot ett facit eller en lösning.
En effektiv utbildningsmodell är därför:
Lektion → praktisk övning → egen lösning → facit → repetition.
Det är också en viktig princip bakom våra Excelkurser. Fokus ligger på att du ska arbeta praktiskt och lära dig genom att faktiskt använda Excel.
Börja med formler och beräkningar
Formler är en av de viktigaste delarna i Excel.
När du har förstått hur formler fungerar börjar du upptäcka varför Excel är så användbart.
En enkel formel kan exempelvis vara:
=A1+B1
Excel hämtar då värdena från cellerna A1 och B1 och räknar ihop dem.
Du kan sedan gå vidare till mer praktiska beräkningar. Anta exempelvis att du har följande information:
| Produkt | Antal | Pris |
|---|---|---|
| Produkt A | 5 | 100 |
| Produkt B | 3 | 250 |
| Produkt C | 10 | 75 |
Du kan skapa en ny kolumn som heter Summa och beräkna värdet genom att multiplicera antal med pris.
Det är en enkel övning, men den lär dig flera viktiga principer samtidigt.
När du förstår grunderna kan du börja använda funktioner.
Funktioner som är bra att lära sig
Excel innehåller ett mycket stort antal funktioner. Som nybörjare behöver du inte försöka lära dig alla.
Börja med några funktioner som du har stor praktisk nytta av.
Exempel är:
SUMMA
MEDEL
MIN
MAX
ANTAL
OM
När du blivit säkrare kan du fortsätta med fler funktioner för exempelvis villkor, sökningar, text, datum och analys.
Det viktigaste är inte att memorera hundratals funktioner.
Det viktigaste är att förstå vilka möjligheter som finns och hur du kan hitta rätt funktion när du behöver lösa ett problem.
Lär dig arbeta med tabeller i Excel
När du har fått kontroll över grundläggande formler och funktioner är tabeller ett naturligt nästa steg.
Excel används ofta för att hantera stora mängder information.
Det kan exempelvis vara en försäljningslista med kolumner för:
- datum
- kund
- produkt
- säljare
- antal
- pris
- kostnad
- region
Om du har hundratals eller tusentals rader behöver informationen vara strukturerad.
Genom att arbeta med Excels tabellfunktioner kan du göra informationen betydligt enklare att hantera.
Du kan bland annat filtrera data och snabbt hitta de rader som är relevanta.
Du kanske bara vill visa försäljningen från en viss säljare, en viss produktkategori eller en viss period.
I stället för att manuellt leta genom kalkylbladet kan du använda filter.
Det sparar tid och minskar risken för misstag.
Sortering och filtrering är viktiga kunskaper
Sortering och filtrering kan verka enkelt, men det är funktioner som används mycket i praktiskt Excelarbete.
Tänk dig en lista med 5 000 försäljningstransaktioner.
Du kanske behöver svara på frågor som:
Vilken produkt sålde bäst?
Vilka affärer genomfördes under augusti?
Vilken säljare hade flest försäljningar?
Vilka kunder köpte för mer än ett visst belopp?
När informationen är strukturerad kan du använda Excel för att snabbt hitta svaren.
Det är ett bra exempel på varför det är viktigt att inte bara lära sig enskilda funktioner. Målet bör vara att förstå hur olika Excelverktyg kan kombineras för att lösa verkliga arbetsuppgifter.
Gå vidare till pivottabeller
När du har arbetat med vanliga tabeller ett tag kan pivottabeller vara ett naturligt nästa steg.
Pivottabeller är ett kraftfullt verktyg för att sammanställa och analysera information.
Anta att du har tusentals försäljningsrader.
Med en pivottabell kan du exempelvis snabbt sammanställa försäljningen efter:
- produkt
- månad
- säljare
- region
- kategori
Du behöver inte manuellt skapa en stor mängd formler för varje sammanställning.
Det är därför kunskaper i pivottabeller kan vara särskilt användbara för personer som arbetar med rapportering, administration och analys.
Skapa tydliga diagram
Excel handlar inte bara om siffror.
Att kunna presentera information på ett tydligt sätt är också viktigt.
Diagram kan göra stora mängder data betydligt enklare att förstå.
Du kan exempelvis använda ett diagram för att visa hur försäljningen har utvecklats månad för månad.
I stället för att mottagaren behöver läsa:
Januari: 320 000 kr
Februari: 350 000 kr
Mars: 410 000 kr
April: 395 000 kr
kan utvecklingen visas visuellt.
Men det är viktigt att välja rätt typ av diagram. Ett komplicerat diagram är inte automatiskt bättre än ett enkelt.
En viktig Excelkunskap är därför att kunna välja en visualisering som hjälper mottagaren att förstå informationen.
Lär dig Excel online i din egen takt
En stor fördel med att lära sig Excel online är möjligheten att själv bestämma studietakten.
På en traditionell klassrumsutbildning går gruppen ofta vidare när schemat säger att det är dags.
På en onlinekurs kan du i stället stanna kvar.
Om en lektion om exempelvis OM-funktionen känns svår kan du titta på den igen.
Du kan göra övningen en gång till.
Du kan testa med andra siffror.
När du känner att du förstår går du vidare.
Det fungerar även åt andra hållet. Om du redan kan ett område behöver du inte lägga lika mycket tid där.
Det gör onlineutbildning flexibel både för nybörjare och för personer som redan har vissa kunskaper.
Hur mycket behöver man kunna i Excel?
Det finns egentligen inget slut på hur mycket du kan lära dig i Excel.
Men du behöver inte vara expert på allt.
Vilken nivå du behöver beror på vad du ska använda programmet till.
För många användare kan en stabil grundnivå innebära att man kan:
- mata in och strukturera information
- formatera kalkylblad
- skapa grundläggande formler
- använda vanliga funktioner
- sortera och filtrera
- skapa tabeller
- skapa diagram
- skriva ut och presentera information
På nästa nivå kan du exempelvis lära dig mer avancerade funktioner, pivottabeller och effektivare metoder för att analysera information.
Det viktigaste är att bygga kunskaperna successivt.
Excel är en praktisk arbetslivskompetens
En anledning till att många vill lära sig Excel är att programmet används på arbetsplatser.
Du kanske behöver Excel för ditt nuvarande arbete, en ny tjänst eller för att kunna arbeta effektivare.
Det är därför praktisk träning är så viktig.
Att skriva på ett CV att du kan Excel är en sak.
Att få en arbetsuppgift där du behöver strukturera en stor datamängd, skapa en formel, göra en pivottabell och presentera resultatet är något helt annat.
Ju mer du själv har arbetat i Excel under utbildningen, desto bättre förberedd blir du på den typen av uppgifter.
Kan man lära sig Excel själv?
Ja, absolut.
Det finns mycket information om Excel på internet. Problemet är ofta inte bristen på information utan mängden information.
Du kanske tittar på en video om en funktion, läser en artikel om pivottabeller och därefter hittar en guide om avancerade formler.
Resultatet kan bli att du lär dig många enskilda saker men saknar en tydlig progression.
En strukturerad Excelkurs kan hjälpa dig att gå från grunderna till mer avancerade moment i en logisk ordning.
Du vet vad du ska lära dig först och vad som kommer därefter.
Det kan vara särskilt värdefullt för nybörjare.
Undvik att bara titta på videolektionerna
Om du väljer att lära dig Excel online finns ett enkelt råd som kan göra stor skillnad:
Öppna Excel och arbeta samtidigt.
Titta inte bara på lektionen.
Testa själv.
Om läraren skriver en formel, skriv formeln i din egen arbetsbok.
Om lektionen handlar om diagram, skapa ett eget diagram.
Om du får en övning, försök lösa den innan du tittar på lösningen.
Du kommer förmodligen att göra fel ibland.
Det är inte ett problem. Tvärtom kan det vara just när något går fel som du lär dig mest.
Du kanske får ett felmeddelande, skriver fel cellreferens eller väljer fel område.
Då behöver du förstå vad som blev fel och korrigera det.
Det är en del av inlärningen.
Repetition gör dig snabbare
Målet med en Excelutbildning är inte bara att du ska kunna genomföra en uppgift en gång.
Du vill så småningom kunna göra den snabbt och självständigt.
Det kräver repetition.
Första gången du skapar en pivottabell kanske du behöver följa instruktionerna steg för steg.
Andra gången går det lite snabbare.
Efter att du har gjort samma typ av uppgift flera gånger börjar arbetsflödet kännas naturligt.
Det är därför många övningar kan vara en stor fördel i en Excelkurs.
Du tränar inte bara på teorin utan bygger upp praktisk erfarenhet.
Kombinera olika Excelkunskaper
När du börjar bli mer erfaren är nästa steg att kombinera det du har lärt dig.
En verklig arbetsuppgift kanske inte säger:
”Använd funktionen SUMMA.”
I stället får du kanske en fil med försäljningsdata och frågan:
”Kan du sammanställa försäljningen och visa vilka produktgrupper som utvecklats bäst?”
Då behöver du själv avgöra vilka Excelverktyg som är lämpliga.
Du kanske behöver:
- kontrollera och strukturera informationen
- skapa en tabell
- använda formler
- filtrera information
- skapa en pivottabell
- sammanställa resultatet
- skapa ett diagram
Det är när du börjar kombinera flera kunskaper som Excel verkligen blir ett kraftfullt arbetsverktyg.
Från nybörjare till mer avancerad Excelanvändare
Du behöver inte försöka bli avancerad Excelanvändare direkt.
Ta det steg för steg.
Börja med att känna dig trygg med grunderna. Fortsätt sedan med formler, funktioner och tabeller. Därefter kan du gå vidare mot exempelvis pivottabeller och mer avancerade funktioner.
Det viktiga är kontinuiteten.
20–30 minuters praktisk träning regelbundet kan vara betydligt mer värdefullt än att försöka lära sig allt under en enda lång studiedag.
När du studerar online kan du dessutom anpassa utbildningen efter vardagen.
Du kan exempelvis genomföra en lektion på morgonen, göra några övningar på lunchen eller studera en stund på kvällen.
Lär dig Excel online med praktiska övningar
Om du vill bli bättre på Excel bör fokus alltså inte bara ligga på att konsumera information.
Du behöver använda programmet.
En bra utbildning bör hjälpa dig att förstå varför, visa dig hur och därefter låta dig göra det själv.
Det är särskilt viktigt när du går från grundläggande Excelkunskaper till mer avancerade områden.
Genom att arbeta praktiskt kan du successivt bygga upp en verktygslåda av kunskaper som du sedan kan använda när du möter nya problem.
Sammanfattning – börja lära dig Excel idag
Att lära sig Excel online är ett flexibelt sätt att utveckla en kompetens som kan användas i många olika yrken och arbetsuppgifter.
Du kan börja från grunden och successivt gå vidare till mer avancerade områden.
Börja med kalkylbladets uppbyggnad, celler och enkla formler. Fortsätt sedan med funktioner, tabeller, sortering, filtrering och diagram. När grunderna sitter kan du utveckla dina kunskaper inom exempelvis pivottabeller och mer avancerad analys.
Framför allt bör du träna praktiskt.
Excel är ett program som du lär dig bäst genom att använda.
Ju fler relevanta uppgifter du själv löser, desto tryggare blir du i programmet. Med tiden behöver du inte längre fundera över varje knapp eller formel. Du kan i stället fokusera på själva problemet som ska lösas.
Vill du lära dig Excel online från grunden och fortsätta mot mer avancerade kunskaper? I vårt Excelpaket får du tre Excelkurser i ett paket, från grundläggande Excel till fortsättning samt tabeller och pivottabeller. Kurserna genomförs online i egen takt och innehåller praktiska övningar med lösningar.
