Att lära sig Excel online är ett effektivt sätt att utveckla kunskaper som används på många svenska arbetsplatser. Excel förekommer inom allt från ekonomi och administration till försäljning, projektledning, inköp, lager, HR och analys. Programmet kan användas för betydligt mer än att bara skriva siffror i ett kalkylblad.
Samtidigt är Excel ett program där det är lätt att fastna på en grundläggande nivå. Många lär sig några funktioner på egen hand och använder sedan samma arbetssätt år efter år. Det fungerar, men innebär ofta att arbetsuppgifter tar betydligt längre tid än de behöver göra.
Genom att lära sig Excel online och följa en strukturerad utbildning kan du steg för steg gå från grunderna till mer avancerade funktioner. Du behöver inte lära dig allt på en gång. Det viktigaste är att förstå grunderna, träna praktiskt och därefter bygga vidare med nya funktioner och arbetssätt.
I den här artikeln går vi igenom varför Excel är en viktig kompetens, vad du bör lära dig och hur du kan utveckla dina kunskaper online i din egen takt.
Varför ska man lära sig Excel?
Excel har funnits länge, men är fortfarande ett av de mest använda verktygen för att hantera och analysera information. En viktig anledning är flexibiliteten.
I Excel kan du exempelvis:
- göra beräkningar
- skapa budgetar
- sammanställa försäljning
- analysera stora mängder data
- skapa tabeller
- bygga diagram
- följa upp projekt
- hantera listor och register
- skapa rapporter
- sortera och filtrera information
- använda pivottabeller
- automatisera återkommande arbetsmoment
Två personer kan därför använda Excel till helt olika saker.
En ekonom kanske använder programmet för budget och ekonomisk uppföljning, medan en projektledare använder det för tidsplanering och kostnadsuppföljning. En säljare kan analysera försäljningsstatistik och en administratör kan hantera stora register.
Det gör Excel till en användbar kompetens inom väldigt många yrken.
Lära sig Excel online – ett flexibelt sätt att studera
En stor fördel med att lära sig Excel online är att utbildningen kan anpassas efter din vardag.
Du behöver inte befinna dig i ett klassrum vid ett bestämt klockslag. I stället kan du studera när du har möjlighet.
Det kan exempelvis vara:
- hemma på kvällen
- under en lugn stund på arbetsdagen
- på helgen
- några korta lektioner åt gången
- längre studiepass när du har mer tid
Det är särskilt användbart när man ska lära sig ett program som Excel. Det är sällan effektivt att försöka memorera mängder av funktioner under en enda kursdag.
Genom onlineutbildning kan du i stället lära dig en funktion, prova den själv och fortsätta när du känner att du förstår hur den fungerar.
Börja från grunden
Om du är nybörjare finns det ingen anledning att börja med avancerade funktioner.
En vanlig missuppfattning är att man måste kunna mängder av formler för att vara bra på Excel. I verkligheten handlar mycket om att först förstå hur programmet är uppbyggt.
Som nybörjare är det exempelvis viktigt att förstå:
- arbetsböcker och kalkylblad
- celler, rader och kolumner
- hur information skrivs in
- hur data formateras
- talformat
- datumformat
- grundläggande beräkningar
- cellreferenser
- kopiering av formler
- sortering
- filtrering
- tabeller
- utskriftsinställningar
När dessa delar sitter blir det mycket enklare att gå vidare.
Lär dig Excel genom praktiska övningar
Det kanske viktigaste när du ska lära dig Excel är att faktiskt använda programmet.
Att titta på en video där någon annan skapar en formel kan ge en förståelse för hur funktionen fungerar. Men det är först när du själv försöker göra samma sak som du märker om du verkligen har förstått.
Ett bra upplägg är därför:
Lektion → övning → lösning → repetition.
Du börjar med att lära dig ett nytt moment. Därefter genomför du en praktisk övning utan att direkt titta på lösningen.
Om du fastnar kan du gå tillbaka till lektionen eller kontrollera lösningen.
På det sättet blir du en aktiv deltagare i utbildningen i stället för att bara titta på videolektioner.
Det är också ett arbetssätt som ligger nära verkligheten. På arbetsplatsen kommer du inte få en fråga som säger exakt vilken Excel-funktion du ska använda. Du får i stället ett problem som behöver lösas.
Ju mer du har tränat, desto lättare blir det att känna igen vilken metod som passar.
Viktiga Excel-formler att lära sig
När du har förstått grunderna är nästa steg att börja arbeta mer med funktioner och formler.
Du behöver inte kunna hundratals funktioner utantill.
Börja med några vanliga funktioner och förstå dem ordentligt.
Exempel är:
SUMMA – summerar värden.
MEDEL – beräknar medelvärdet.
MIN och MAX – hittar det minsta respektive största värdet.
OM – låter Excel utföra olika saker beroende på ett villkor.
ANTAL och ANTALV – räknar celler och värden.
SUMMA.OM – summerar utifrån ett villkor.
ANTAL.OM – räknar värden som uppfyller ett visst villkor.
När du blivit säkrare kan du fortsätta med fler funktioner och kombinera olika funktioner med varandra.
Målet är inte nödvändigtvis att memorera varje formel. Det viktiga är att förstå vilka möjligheter som finns och hur du bygger upp en fungerande lösning.
Förstå relativa och absoluta cellreferenser
En av de viktigaste kunskaperna för en nybörjare är skillnaden mellan relativa och absoluta cellreferenser.
En vanlig cellreferens kan exempelvis se ut så här:
A1
En absolut referens kan se ut så här:
$A$1
Skillnaden blir framför allt viktig när formler kopieras.
Det här kan kännas som en liten detalj, men förståelsen för cellreferenser gör stor skillnad när du börjar bygga större kalkyler.
Om du ofta får fel resultat när du kopierar formler är det därför ett område som är värt att träna extra på.
Lär dig arbeta med Excel-tabeller
Tabeller är ytterligare en funktion som många Excel-användare skulle kunna använda betydligt oftare.
När du omvandlar ett vanligt dataområde till en Excel-tabell får du flera användbara funktioner automatiskt.
Det blir exempelvis enklare att:
- sortera information
- filtrera data
- lägga till nya poster
- formatera information
- använda tabellen i analyser
- skapa pivottabeller
- bygga diagram
Tabeller ger dessutom en tydligare struktur när datamängden växer.
Det är därför en viktig kunskap för den som vill gå från grundläggande Excel-användning till ett mer professionellt arbetssätt.
Pivottabeller – analysera mycket information snabbt
När du har lärt dig grunderna och börjat arbeta med tabeller är pivottabeller ett naturligt nästa steg.
En pivottabell gör det möjligt att sammanställa stora datamängder utan att du behöver skapa mängder av manuella formler.
Anta exempelvis att du har flera tusen försäljningsrader med information om:
- datum
- kund
- produkt
- säljare
- antal
- försäljning
- region
Med hjälp av en pivottabell kan du snabbt analysera försäljningen utifrån olika perspektiv.
Du kanske vill se försäljningen per säljare, produkt, månad eller region.
I stället för att bygga en ny rapport varje gång kan du förändra pivottabellen och undersöka informationen på olika sätt.
Det är en mycket användbar Excel-kunskap för den som arbetar med rapportering och analys.
Skapa tydligare rapporter med diagram
Excel handlar inte bara om beräkningar.
En viktig del är också att kunna presentera information så att andra snabbt förstår den.
Här spelar diagram en viktig roll.
Excel innehåller många diagramtyper, men fler diagram innebär inte automatiskt bättre rapporter. Det är ofta bättre att använda ett enkelt och tydligt diagram som visar exakt den information mottagaren behöver.
Du kan exempelvis använda:
- stapeldiagram
- linjediagram
- kolumndiagram
- cirkeldiagram
- kombinationsdiagram
Vilket diagram som passar bäst beror på informationen.
Ett linjediagram kan exempelvis vara lämpligt för att visa utvecklingen över tid, medan ett stapeldiagram kan göra det enklare att jämföra olika kategorier.
Excel kan spara mycket arbetstid
En av de största anledningarna till att lära sig Excel online är möjligheten att arbeta effektivare.
Tänk dig att du genomför en arbetsuppgift varje vecka och att den tar 30 minuter.
Om bättre Excelkunskaper gör att uppgiften i stället tar 10 minuter sparar du 20 minuter varje vecka.
På ett år blir det många timmar.
Det kan handla om små förbättringar:
- en bättre formel
- ett snabbkommando
- en pivottabell
- automatisk sortering
- villkorsstyrd formatering
- bättre tabellstruktur
- en funktion du tidigare inte kände till
Varje förbättring kanske inte verkar revolutionerande i sig, men tillsammans kan de förändra hur effektivt du arbetar.
Excelkunskaper är användbara när du söker jobb
Excel förekommer också ofta i platsannonser.
Arbetsgivare kan exempelvis efterfråga:
- goda kunskaper i Excel
- mycket goda kunskaper i Excel
- avancerade Excelkunskaper
- erfarenhet av pivottabeller
- erfarenhet av rapportering och analys
Problemet är att begreppet ”goda Excelkunskaper” kan betyda olika saker beroende på arbetsplats och tjänst.
För en tjänst kanske det räcker att kunna skapa tabeller och använda grundläggande formler. För en annan kan det krävas pivottabeller, avancerade funktioner och dataanalys.
Därför är det bra att bygga en bred grund.
Om du dessutom har genomfört en strukturerad utbildning och fått ett kursintyg blir det lättare att visa att du aktivt har utvecklat dina kunskaper.
Kan man lära sig Excel själv?
Absolut.
Det finns mycket information om Excel på internet och du kan hitta svar på nästan vilken Excel-fråga som helst.
Problemet är ofta inte bristen på information.
Problemet är strukturen.
Om du bara söker efter lösningar när du stöter på problem riskerar dina kunskaper att bli fragmenterade. Du kanske blir väldigt bra på vissa moment samtidigt som du missar grundläggande funktioner som skulle kunna göra arbetet betydligt enklare.
En strukturerad onlinekurs ger i stället en tydlig väg framåt.
Du börjar med grunderna och fortsätter stegvis.
Det innebär inte att du ska sluta söka efter information på egen hand. Tvärtom. Kombinationen av en strukturerad utbildning och egen problemlösning är ett mycket bra sätt att bli bättre på Excel.
Hur lång tid tar det att lära sig Excel?
Det beror på vilken nivå du vill nå.
Du kan lära dig de mest grundläggande funktionerna relativt snabbt. Att bli riktigt skicklig tar längre tid eftersom Excel innehåller väldigt många funktioner och möjligheter.
Det viktigaste är därför inte att försöka bli ”klar med Excel”.
Se det i stället som olika nivåer.
Nivå 1 – Grunderna
Du lär dig navigera i Excel, mata in information, formatera celler, skapa enkla beräkningar och förstå arbetsbokens struktur.
Nivå 2 – Formler och funktioner
Du börjar använda fler funktioner och bygger mer användbara kalkyler.
Nivå 3 – Tabeller och datahantering
Du lär dig strukturera, sortera och filtrera större mängder information.
Nivå 4 – Pivottabeller och analys
Du börjar sammanställa och analysera information mer effektivt.
Nivå 5 – Fortsättningsnivå
Du kombinerar funktioner, arbetar med mer avancerade kalkyler och hittar effektivare lösningar på verkliga problem.
På det sättet blir Excel något du utvecklar över tid.
Vanliga misstag när man försöker lära sig Excel
Ett vanligt misstag är att försöka lära sig för mycket på en gång.
Ett annat är att bara titta på utbildningsmaterial utan att göra egna övningar.
Du kan förstå en funktion perfekt när en lärare demonstrerar den och ändå inte komma ihåg hur du ska göra två dagar senare.
Därför är repetition viktig.
Ytterligare ett misstag är att direkt börja söka efter avancerade funktioner innan grunderna sitter.
Det kan göra Excel onödigt komplicerat.
Bygg kunskaperna stegvis i stället.
Ett bra sätt att studera Excel online
Om du vill få ut mycket av en Excelutbildning kan du skapa en enkel studierutin.
Studera exempelvis 20–30 minuter några gånger i veckan.
Efter varje nytt moment gör du en praktisk övning.
Försök först lösa uppgiften utan facit.
Om du inte lyckas går du tillbaka till lektionen och försöker igen.
När du har förstått lösningen kan du förändra uppgiften lite och testa om du fortfarande kan lösa den.
Om övningen exempelvis handlar om att beräkna försäljning kan du skapa en egen tabell med andra produkter, priser och antal.
Då tränar du på själva kunskapen i stället för att memorera en specifik lösning.
Från nybörjare till mer avancerad Excel-användare
Det fina med Excel är att du hela tiden kan bygga vidare.
En nybörjare kanske börjar med:
=SUMMA(B2:B10)
Efter ett tag börjar samma person använda villkor, tabeller, pivottabeller, avancerade funktioner och mer omfattande analyser.
Det sker inte över en natt.
Det är resultatet av att använda Excel regelbundet och lösa många mindre problem.
Därför behöver en bra Excelutbildning inte bara visa vad olika knappar gör. Den bör också ge möjlighet att träna på hur funktionerna används i praktiken.
Lära sig Excel online i egen takt
Onlineutbildning passar särskilt bra för Excel eftersom människor har väldigt olika förkunskaper.
Du kanske redan kan grunderna men behöver lära dig pivottabeller.
En annan deltagare kanske aldrig tidigare har skapat en formel.
När utbildningen genomförs i egen takt kan du lägga mer tid på det som är svårt och gå snabbare igenom sådant du redan behärskar.
Du kan dessutom gå tillbaka till tidigare lektioner när du behöver repetera något.
Det är en stor fördel jämfört med en utbildningsdag där undervisningen fortsätter oavsett om du hunnit förstå föregående moment eller inte.
Investera i kunskaper du kan använda direkt
Att lära sig Excel handlar i slutändan inte om att kunna så många funktioner som möjligt.
Det handlar om att kunna lösa problem.
Kan du sammanställa information snabbare?
Kan du minska mängden manuellt arbete?
Kan du analysera försäljningen?
Kan du skapa en tydligare rapport?
Kan du hitta fel i en kalkyl?
Kan du bygga en lösning som sparar tid varje månad?
Det är där Excelkunskaper verkligen får ett värde.
Sammanfattning – så kan du lära dig Excel online
Om du vill lära dig Excel online är det bästa sättet att kombinera teori med mycket praktisk träning.
Börja från grunden och bygg kunskaperna steg för steg. Lär dig först hur Excel fungerar och fortsätt sedan med formler, funktioner, tabeller, pivottabeller, diagram och mer avancerade verktyg.
Försök inte memorera allt.
Fokusera på att förstå hur verktygen fungerar och när du kan använda dem.
Framför allt: gör övningarna själv.
Ju fler verkliga problem du löser i Excel, desto enklare blir det att använda programmet självständigt i arbetslivet.
Med LearnE:s Excelpaket kan du studera online i din egen takt och utvecklas från grundläggande Excelkunskaper vidare till tabeller, pivottabeller och fortsättningsnivå. Kurserna innehåller praktiska moment och övningar med lösningar, och efter genomförd utbildning kan du få kursintyg.
Vill du börja lära dig Excel online? Läs mer om LearnE:s Excelpaket här.
