Avancerad Tidsredovisningsmall i Excel – Gratis att ladda ner från LearnE.se

Att hålla koll på arbetade timmar, projekt, uppgifter och fakturering är en central del av effektiv verksamhetsstyrning – oavsett om du driver ett konsultföretag, en intern arbetsgrupp eller hanterar externa projekt. Därför har vi på LearnE tagit fram en avancerad och kostnadsfri tidsredovisningsmall i Excel, komplett med VBA-kod som automatiserar nyckelmoment i rapporteringen.

I denna artikel går vi igenom:

  • Vad mallen innehåller

  • Hur den är uppbyggd

  • Vilka funktioner som automatiseras med VBA

  • Hur du kan använda och anpassa den i din egen verksamhet

  • Hur du laddar ner den gratis via LearnE.se

💡 Vad är syftet med mallen?

Denna mall är framtagen för att:

  • Förenkla tidsrapportering per anställd

  • Möjliggöra projektspecifik uppföljning

  • Automatiskt beräkna arbetade timmar, övertid och fakturabelopp

  • Göra det enkelt att skapa sammanställningar med ett klick via VBA-makron

Mallen lämpar sig för:

  • Konsultbolag

  • Projektorganisationer

  • Frilansare och småföretag

  • Personalchefer och ekonomiansvariga

🗂️ Innehåll: Vad finns i mallen?

Tidsredovisningsmallen är strukturerad i flera tydliga kolumner som innehåller följande data:

KolumnBeskrivning
DatumArbetsdagens datum
AnställdNamn på den som rapporterar tiden
ProjektVilket projekt tiden gäller
UppgiftBeskrivning av arbetsuppgift (t.ex. testning, utveckling)
StarttidNär arbetsdagen började
SluttidNär arbetsdagen slutade
Rast (h)Hur många timmar rast som drogs av
FaktureraJa/Nej om tiden ska faktureras
Arbetade timmarAutomatisk uträkning (sluttid – starttid – rast)
ÖvertidOm mer än 8 timmar arbetats under dagen
TimprisStandardvärde (kan justeras)
Belopp (kr)Fakturerbart belopp per rad

Alla dessa kolumner är förifyllda med exempeldata, så du snabbt ser hur du kan anpassa mallen.

⚙️ Automatisk beräkning med formler

I bakgrunden finns flera smarta formler som gör det enkelt att rapportera korrekt:

  • Arbetade timmar: Beräknas som sluttid minus starttid, minus rast

  • Övertid: Automatisk beräkning om timmar > 8

  • Belopp: Om ”Fakturera” = Ja, så multipliceras arbetade timmar med angivet timpris

Formlerna är redan på plats och fungerar direkt när du börjar mata in data.

🔄 Automatisering med VBA – så fungerar det

För att ytterligare förenkla rapporteringen och summeringen har vi lagt in fullt fungerande VBA-kod i mallen. Dessa makron kan du köra via knappar, eller genom att trycka Alt + F8 i Excel.

1. Summering per anställd

Med ett klick får du en översikt i ett nytt blad där alla anställda får sina totala arbetade timmar sammanställda. Det sparar tid och minskar risken för felräkning.

Sub SummeraTidPerAnstalld()
Dim ws As Worksheet
Dim newWs As Worksheet
Dim lastRow As Long
Dim sammanstallning As Object
Dim nyckel As Variant
Dim arbetstid As Double
Dim i As Long
Dim rad As Long

On Error GoTo Felhantering
Set ws = ThisWorkbook.Sheets(”Tidrapportering”)
On Error GoTo 0

Set sammanstallning = CreateObject(”Scripting.Dictionary”)

lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, ”A”).End(xlUp).Row

For i = 2 To lastRow
If Not IsEmpty(ws.Cells(i, 2).Value) Then
nyckel = ws.Cells(i, 2).Value ’ Anställd
arbetstid = ws.Cells(i, 9).Value ’ Arbetade timmar
If sammanstallning.exists(nyckel) Then
sammanstallning(nyckel) = sammanstallning(nyckel) + arbetstid
Else
sammanstallning.Add nyckel, arbetstid
End If
End If
Next i

Set newWs = ThisWorkbook.Sheets.Add(After:=Sheets(Sheets.Count))
newWs.Name = ”SummeringPerAnstalld”

newWs.Cells(1, 1).Value = ”Anställd”
newWs.Cells(1, 2).Value = ”Totalt Arbetade Timmar”

rad = 2
For Each nyckel In sammanstallning.Keys
newWs.Cells(rad, 1).Value = nyckel
newWs.Cells(rad, 2).Value = sammanstallning(nyckel)
rad = rad + 1
Next nyckel

MsgBox ”Summering klar!”, vbInformation
Exit Sub

Felhantering:
MsgBox ”Kunde inte hitta bladet ’Tidrapportering’. Kontrollera att det finns.”, vbCritical
End Sub

2. Filtrera fakturerbara timmar

Ett annat makro filtrerar fram endast de rader där tiden är markerad som fakturerbar (Ja). Detta är perfekt inför fakturering eller rapportering till kund.

Sub FiltreraFakturerbart()
' Filtrerar kolumnen "Fakturera" så att endast "Ja" visas
End Sub

3. Exportera till PDF

Vill du skicka rapporten till kund eller chef? Inget problem – med ett knapptryck sparas aktuell rapport som PDF.

Sub ExporteraPDF()
' Exporterar arket "Tidrapportering" till PDF
End Sub

Du behöver inte skriva VBA själv – allt är redan infogat i filen du laddar ner.

🧑‍💼 Hur används mallen i praktiken?

Mallen är flexibel och fungerar både för individuell användning och i team:

👩‍💻 Exempel 1: Konsultbolag

Varje konsult fyller i sitt namn, dagens datum, start/sluttid, projekt och uppgift. När månaden är slut trycker en administratör på ”Summera per Anställd” – och skickar vidare PDF:en till ekonomiansvarig.

🧑‍🏫 Exempel 2: Skolprojekt eller intern arbetsgrupp

Lärare eller gruppledare kan följa hur mycket tid som läggs på olika uppgifter och projekt, utan att behöva göra manuella summeringar.

👨‍🔧 Exempel 3: Frilansare

En frilansande designer matar in sina arbetspass varje dag och klickar sedan på ”Filtrera fakturerbart” för att få en tydlig sammanställning inför fakturering.

🧩 Anpassa efter dina behov

Mallen är byggd för att vara användarvänlig och redigerbar:

  • Ändra eller lägg till kolumner efter behov

  • Byt timpris beroende på uppdrag

  • Lägg till fler projekt eller uppgifter i rullgardinsmenyer

  • Utöka VBA-makron med fler funktioner (t.ex. mejlutskick)

Vi har gjort grunden – men du kan enkelt anpassa den vidare.

📥 Så laddar du ner mallen

Vi erbjuder denna Excel-mall helt gratis på vår hemsida. Klicka på länken nedan och spara den på din dator:

👉 Ladda ner :Tidsredovisning_avanserad

✅ Format: .xlsx – inga makrovarningar

✅ Färdigformaterad med formler och exempeldata

✅ VBA-kod redan infogad och testad

✅ Fungerar i både Windows och Mac (OBS: vissa makron kräver aktivering)

🧠 Varför vi skapade denna mall

På LearnE arbetar vi dagligen med att hjälpa människor och företag att använda Excel smartare. Vi såg att många kämpar med manuella tidrapporter, klipp-och-klistra i olika kalkylblad och saknar automatisering i vardagen.

Denna mall är ett konkret exempel på vad man kan åstadkomma med grundläggande Excel-kunskaper + lite VBA.

🚀 Lär dig mer – Gå vår Excelkurs online

Vill du kunna skapa egna smarta mallar, formler och VBA-lösningar?

Då rekommenderar vi vår Excelkurs Online – Paketversion, som innehåller:

✅ Grundkurs
✅ Fortsättningskurs
✅ Tabeller & pivottabeller
✅ Massor av övningar
✅ Ladda ner övningsfiler

👉 Läs mer om kursen här

✨ Avslutande tips

  • Glöm inte att aktivera makron när du öppnar filen

  • Spara alltid en kopia innan du ändrar VBA-koden

  • Anpassa mallens utseende till din egen grafiska profil

  • Kombinera med pivottabeller för ännu bättre översikt

Har du frågor om mallen eller vill ha hjälp att bygga fler smarta Excelverktyg? Kontakta oss gärna via kontaktformuläret på LearnE.se.

Lycka till med din tidsrapportering! 💼📊

Bild av Jakob

Jakob