Att bli proffs på Excel handlar inte om att kunna hundratals funktioner utantill. Det handlar framför allt om att förstå hur Excel fungerar och kunna använda rätt verktyg när du behöver dem. Med rätt kunskaper kan du arbeta snabbare, analysera information, skapa tydliga rapporter och automatisera många arbetsuppgifter som annars tar onödigt mycket tid.
Excel används inom allt från ekonomi och administration till försäljning, projektledning, inköp, lager, HR och dataanalys. Därför är goda Excelkunskaper användbara inom väldigt många yrken.
Men hur går man egentligen från att vara nybörjare till att känna sig riktigt säker i Excel?
I den här guiden går vi igenom vilka kunskaper som är viktiga, i vilken ordning du kan lära dig dem och varför praktiska övningar är en viktig del av vägen mot att bli proffs på Excel.
Vad innebär det att vara proffs på Excel?
Det finns egentligen ingen exakt gräns där man plötsligt kan kalla sig Excelproffs.
En person som arbetar med ekonomi behöver kanske vara mycket bra på formler, pivottabeller och ekonomiska beräkningar. En projektledare kan istället ha större nytta av tabeller, diagram, tidsplaner och uppföljning. Någon som arbetar med försäljning kanske främst behöver analysera försäljningsstatistik och skapa rapporter.
Att vara duktig på Excel betyder därför inte nödvändigtvis att du behärskar precis allt.
Det viktiga är att du kan använda programmet effektivt för de arbetsuppgifter du möter.
En van Excelanvändare bör exempelvis kunna:
- arbeta effektivt med kalkylblad
- skapa och kopiera formler
- använda vanliga Excel-funktioner
- förstå relativa och absoluta cellreferenser
- sortera och filtrera information
- strukturera data med Excel-tabeller
- använda villkorsstyrd formatering
- skapa tydliga diagram
- analysera större datamängder
- skapa pivottabeller
- använda mer avancerade funktioner
- felsöka formler och kalkyler
När dessa delar börjar kännas naturliga har du kommit långt.
Börja med grunderna i Excel
Ett vanligt misstag är att börja med för avancerade funktioner.
Man ser kanske en video om avancerade uppslagsfunktioner, Power Query eller komplicerade rapporter och försöker direkt göra samma sak.
Problemet är att avancerade funktioner blir betydligt svårare om grunderna inte sitter.
Om målet är att bli proffs på Excel är det därför bättre att bygga kunskaperna steg för steg.
Börja med att förstå arbetsboken, kalkylbladen, cellerna, kolumnerna och raderna. Lär dig hur du skriver in information och hur du formaterar ett kalkylblad på ett tydligt sätt.
Därefter kan du börja arbeta med enkla beräkningar.
Exempelvis:
=A1+B1
eller:
=SUMMA(B2:B20)
Det kan kännas väldigt grundläggande, men förståelsen för hur Excel behandlar cellreferenser är central även när du senare börjar skapa betydligt mer avancerade lösningar.
Lär dig arbeta med formler
Formler är en av de viktigaste delarna av Excel.
Istället för att själv räkna ut och skriva in resultatet låter du Excel göra beräkningen.
Anta exempelvis att du har antal sålda produkter i kolumn B och priset per produkt i kolumn C.
Då kan du beräkna försäljningen med:
=B2*C2
När värdena ändras räknar Excel automatiskt om resultatet.
Det är en av grundidéerna med kalkylprogram.
När du blir bättre på formler kan du bygga kalkyler som automatiskt uppdateras när nya värden läggs till.
Det kan spara mycket tid.
Lär dig de viktigaste Excel-funktionerna
Nästa steg för att bli riktigt bra på Excel är att lära sig funktioner.
Du behöver däremot inte försöka memorera alla funktioner som finns.
Börja med sådana som du faktiskt har användning för.
Några grundläggande funktioner är:
SUMMA
Summerar värden.
=SUMMA(B2:B100)
MEDEL
Beräknar medelvärdet.
=MEDEL(B2:B100)
MAX
Visar det största värdet.
=MAX(B2:B100)
MIN
Visar det minsta värdet.
=MIN(B2:B100)
ANTAL
Räknar celler som innehåller tal.
När du känner dig säker på de enklare funktionerna kan du gå vidare till funktioner där Excel fattar beslut utifrån olika villkor.
OM-funktionen är ett viktigt steg
OM är en av de funktioner som är bra att förstå när du vill gå från nybörjare till mer avancerad Excelanvändare.
Med OM kan Excel kontrollera ett villkor och ge olika resultat beroende på om villkoret är sant eller falskt.
Exempel:
=OM(B2>=10000;"Mål uppnått";"Under mål")
Excel kontrollerar värdet i B2.
Om värdet är minst 10 000 visas texten Mål uppnått. Annars visas Under mål.
Det här öppnar möjligheten att skapa betydligt smartare kalkyler.
Du kan exempelvis kontrollera:
- försäljningsmål
- budgetgränser
- lagernivåer
- resultat
- deadlines
- kostnader
- arbetade timmar
När du förstår den här typen av logik blir det också enklare att förstå mer avancerade funktioner senare.
Förstå relativa och absoluta referenser
Det här är ett område som många Excelanvändare missar.
Anta att du skriver:
=B2*C2
och sedan kopierar formeln nedåt.
Excel ändrar automatiskt referenserna:
=B3*C3
=B4*C4
=B5*C5
Detta kallas relativa referenser.
Men ibland vill du att en viss cell alltid ska vara densamma.
Då används absoluta referenser.
Exempel:
=B2*$F$1
Dollartecknen låser referensen till F1.
Det här är en relativt liten funktion i Excel som gör stor skillnad när du börjar bygga större kalkyler.
Lär dig Excel-tabeller
När du har kommit förbi grunderna bör du lära dig att arbeta med Excel-tabeller.
En tabell är mycket mer än bara ett område där du har lagt kantlinjer runt cellerna.
Genom att omvandla data till en riktig Excel-tabell får du funktioner som gör informationen enklare att hantera.
Du kan exempelvis få:
- automatisk filtrering
- sortering
- tydliga rubriker
- automatisk utökning när nya rader läggs till
- strukturerade referenser
- enklare formatering
Tabeller är dessutom en bra grund när du senare börjar arbeta med pivottabeller och dataanalys.
Sortera och filtrera data
En annan grundläggande kunskap är att kunna hitta rätt information snabbt.
Anta att du har 5 000 försäljningstransaktioner.
Du kanske vill se försäljningen för en viss produkt, en specifik säljare eller endast transaktioner över 10 000 kronor.
Istället för att leta manuellt kan du filtrera informationen.
Du kan också sortera exempelvis:
- från högsta till lägsta försäljning
- alfabetiskt efter kund
- efter datum
- efter produkt
- efter region
Det är enkla funktioner, men de kan göra stor skillnad när du arbetar med större datamängder.
Använd villkorsstyrd formatering
Villkorsstyrd formatering gör att Excel automatiskt kan ändra utseendet på celler beroende på deras innehåll.
Du skulle exempelvis kunna markera försäljningssiffror som ligger under budget.
Eller markera de högsta resultaten i en rapport.
Det gör att du snabbare kan upptäcka avvikelser och mönster.
Det är särskilt användbart när kalkylbladet innehåller mycket information.
Bli bättre på diagram
Att kunna räkna fram ett resultat är en sak.
Att kunna presentera resultatet på ett tydligt sätt är en annan.
Diagram kan göra stora mängder information betydligt enklare att förstå.
Excel innehåller många olika typer av diagram, exempelvis:
- stapeldiagram
- kolumndiagram
- linjediagram
- cirkeldiagram
- kombinationsdiagram
Men att bli bra på Excel innebär inte att använda så många diagram som möjligt.
Tvärtom.
Det handlar om att välja ett diagram som gör informationen lättare att förstå.
Ett linjediagram kan exempelvis vara användbart för att visa utvecklingen över tid medan ett stapeldiagram kan vara bättre för att jämföra olika kategorier.
Pivottabeller tar dig till nästa nivå
Vill du bli proffs på Excel är pivottabeller ett område som är mycket värdefullt att lära sig.
Med en pivottabell kan du snabbt sammanställa stora mängder information utan att behöva skapa mängder av formler.
Anta att du har tusentals försäljningsrader med:
- datum
- kund
- produkt
- säljare
- region
- antal
- försäljningsbelopp
Med en pivottabell kan du snabbt ta reda på exempelvis:
Vilken produkt säljer bäst?
Vilken säljare har högst försäljning?
Hur mycket säljer varje region?
Hur har försäljningen utvecklats månad för månad?
Du kan ändra analysen genom att flytta olika fält mellan rader, kolumner, värden och filter.
Det gör pivottabeller till ett mycket kraftfullt analysverktyg.
Gå vidare till mer avancerade Excel-funktioner
När grunderna sitter kan du successivt börja lära dig mer avancerade funktioner.
Det kan exempelvis handla om uppslagsfunktioner och funktioner som arbetar med flera villkor.
Vilka funktioner som är viktigast beror på vad du använder Excel till.
Poängen är därför inte att lära sig så många funktioner som möjligt.
Målet bör istället vara att förstå vilka problem olika funktioner kan lösa.
När du stöter på ett problem ska du kunna tänka:
”Det här borde Excel kunna göra.”
Sedan kan du hitta rätt funktion och bygga lösningen.
Det är ett tydligt tecken på att du börjar bli en avancerad användare.
Lär dig kortkommandon
Vill du arbeta som ett Excelproffs behöver du också bli snabbare.
Kortkommandon kan minska mängden klickande och göra det betydligt smidigare att arbeta.
Du behöver inte lära dig alla på en gång.
Börja med några få som du använder ofta.
När de sitter automatiskt kan du lägga till fler.
Det är ofta bättre att lära sig fem kortkommandon och faktiskt använda dem än att försöka memorera femtio på samma gång.
Övningar är viktigare än att bara titta på videor
Det finns mängder av videor om Excel på internet.
De kan vara mycket användbara, men det finns en stor skillnad mellan att se någon annan göra något i Excel och att själv kunna göra det.
Du kanske tittar på en instruktionsvideo och tänker:
”Det där verkar enkelt.”
Sedan öppnar du ett tomt kalkylblad och försöker göra samma sak själv.
Plötsligt blir det betydligt svårare.
Det är därför praktiska övningar är så viktiga när du ska lära dig Excel.
En bra metod är:
Lär dig → gör själv → kontrollera lösningen → repetera.
När du själv måste skriva formeln, välja rätt funktion eller skapa pivottabellen tvingas du förstå hur verktyget faktiskt fungerar.
Det är en helt annan typ av lärande än att bara titta.
Gör små Excelprojekt själv
När du har lärt dig grunderna är det bra att skapa egna projekt.
Det behöver inte vara avancerat.
Du kan exempelvis skapa:
- en privatbudget
- en försäljningsrapport
- ett lagerregister
- en tidsrapport
- en projektbudget
- en kundlista
- en resultatrapport
- en kostnadsuppföljning
Försök sedan förbättra arbetsboken.
Kan något beräknas automatiskt?
Kan informationen göras tydligare?
Kan du använda en tabell?
Kan du lägga till ett diagram?
Kan du analysera informationen med en pivottabell?
Det är på det sättet kunskaperna börjar hänga ihop.
Hur lång tid tar det att bli proffs på Excel?
Det finns inget exakt svar.
Det beror på hur mycket du redan kan, hur ofta du använder Excel och vilken nivå du vill nå.
Men du behöver inte kunna allt innan dina nya kunskaper börjar göra nytta.
Redan när du lär dig några nya funktioner eller ett smartare arbetssätt kan du spara tid.
Det viktigaste är regelbundenheten.
Att arbeta med Excel lite varje vecka är ofta bättre än att försöka lära sig allt under en enda dag.
Ju fler verkliga problem du löser i Excel, desto bättre blir du.
Vanliga misstag när man lär sig Excel
Ett vanligt misstag är att försöka lära sig för mycket på en gång.
Ett annat är att bara titta på instruktionsfilmer utan att själv göra övningarna.
Ytterligare ett problem är att hoppa över grunderna och direkt börja med avancerade funktioner.
En bättre väg är att bygga kunskaperna i rätt ordning:
Grunder → formler → funktioner → tabeller → analys → pivottabeller → avancerade funktioner.
Då bygger varje ny kunskap vidare på det du redan har lärt dig.
Excel är en färdighet du utvecklar över tid
Det kanske viktigaste att förstå är att Excel inte är något du blir färdig med.
Även personer som har arbetat med Excel i många år hittar nya funktioner och bättre arbetssätt.
Det är också en del av styrkan med programmet.
Du kan börja mycket enkelt och sedan successivt använda mer avancerade funktioner när behovet uppstår.
För en nybörjare kan målet först vara att skapa korrekta formler.
Nästa steg kan vara att arbeta snabbare.
Därefter kanske målet blir att analysera större datamängder och bygga professionella rapporter.
Det är den utvecklingen som så småningom gör dig till en riktigt skicklig Excelanvändare.
Vill du bli proffs på Excel? Börja från grunden och bygg vidare
Om du vill utveckla dina Excelkunskaper på ett strukturerat sätt har vi på LearnE samlat tre av våra Excelkurser i ett paket.
Excelpaketet innehåller:
Excel Grundkurs – för dig som vill bygga en stabil grund och förstå Excel från början.
Excel Tabeller & Pivottabeller – för dig som vill bli bättre på att strukturera, sammanställa och analysera data.
Excel Fortsättningskurs – för dig som vill ta nästa steg och arbeta med mer avancerade funktioner och möjligheter i Excel.
Du studerar online i din egen takt och får arbeta med praktiska övningar med lösningar. Det gör att du inte bara ser hur Excel fungerar – du får själv träna på momenten.
Du har 12 månaders tillgång och kan gå tillbaka och repetera de delar du behöver. Efter genomförd utbildning får du även kursintyg.
Oavsett om du börjar från grunden eller redan använder Excel i arbetet är målet att du successivt ska bli säkrare, snabbare och mer självständig i programmet.
Vill du ta nästa steg och bli proffs på Excel?
Läs mer om Excelpaketet från LearnE.
