Excel är ett av de mest använda verktygen p å svenska arbetsplatser. Programmet används inom allt från ekonomi och administration till försäljning, projektledning, inköp, lager, HR och dataanalys. Trots det är det stor skillnad på hur effektivt olika medarbetare använder Excel.
Många har lärt sig Excel genom att prova sig fram. Det fungerar för enklare arbetsuppgifter, men när datamängderna växer och arbetsuppgifterna blir mer avancerade kan bristande Excelkunskaper leda till onödigt manuellt arbete.
En Excel kurs för företag kan därför vara en investering som ger nytta långt efter att utbildningen är genomförd. När medarbetarna lär sig använda rätt funktioner, tabeller, pivottabeller och analysverktyg kan många återkommande arbetsuppgifter genomföras både snabbare och mer strukturerat.
I den här artikeln går vi igenom varför företag bör investera i Excelutbildning, vilka kunskaper som är viktiga och varför en Excelkurs online kan vara ett praktiskt alternativ för företag som vill utbilda sina medarbetare.
Varför är Excel fortfarande viktigt för företag?
Trots att det finns mängder av specialiserade affärssystem används Excel fortfarande som ett komplement på många arbetsplatser.
Anledningen är flexibiliteten.
I Excel kan företag bland annat arbeta med:
- budget och ekonomisk uppföljning
- försäljningsstatistik
- kostnadsberäkningar
- rapportering
- kundlistor
- projektuppföljning
- tidsredovisning
- lagerhantering
- prognoser
- personaldata
- diagram och presentation av resultat
- dataanalys
En ekonom kan använda Excel för budget och prognoser medan en säljare använder samma program för att analysera försäljningen. En projektledare kanske använder Excel för uppföljning och planering medan en administratör arbetar med listor, tabeller och sammanställningar.
Det gör Excelkunskaper relevanta för många olika yrkesroller.
Excel kurs företag – från grundläggande till avancerade kunskaper
När ett företag letar efter en Excel kurs för företag är det viktigt att utbildningen inte bara fokuserar på enskilda funktioner.
Medarbetarna behöver förstå hur Excel fungerar som helhet.
En person som endast känner till några få formler kan ofta lösa en specifik arbetsuppgift, men får svårare när problemet förändras.
En mer komplett Excelutbildning bör därför bygga upp kunskaperna steg för steg.
Det kan börja med grundläggande områden som:
- arbetsböcker och kalkylblad
- celler och områden
- rader och kolumner
- formatering
- talformat
- grundläggande formler
- relativa och absoluta cellreferenser
- sortering och filtrering
Därefter kan deltagaren fortsätta till funktioner, tabeller, diagram, pivottabeller och mer avancerade arbetsmetoder.
Målet är inte bara att lära sig vilka knappar man ska klicka på. Medarbetaren bör förstå varför och när olika Excelverktyg ska användas.
Effektivare arbetsdag med bättre Excelkunskaper
En av de största fördelarna med Excelutbildning är möjligheten att minska manuellt arbete.
Tänk dig exempelvis en medarbetare som varje månad sammanställer en försäljningsrapport.
Information kopieras från olika tabeller, totalsummor räknas fram manuellt och resultatet sammanställs i en rapport.
Det kanske tar två timmar varje månad.
Med bättre Excelkunskaper kan samma person exempelvis använda Excel-tabeller, funktioner och pivottabeller för att effektivisera processen.
Om arbetsuppgiften istället tar 30 minuter sparas 1,5 timme varje månad.
Det kanske inte låter dramatiskt för en enskild arbetsuppgift. Men multiplicera tidsvinsten med flera återkommande uppgifter, flera medarbetare och ett helt år.
Då kan kompetensutvecklingen få betydligt större effekt.
Funktioner som företag har nytta av
Excel innehåller ett mycket stort antal funktioner, men de flesta användare behöver inte kunna alla.
Det viktigaste är istället att känna till de funktioner som är relevanta för de egna arbetsuppgifterna.
Några exempel är:
SUMMA
Används för att summera värden.
OM
Gör det möjligt att skapa logiska villkor.
Ett företag skulle exempelvis kunna kategorisera en order beroende på ordervärdet.
SUMMA.OMF
Summerar värden som uppfyller ett eller flera villkor.
Det är användbart när man exempelvis vill beräkna försäljningen för en viss region, produktkategori eller säljare.
ANTAL.OMF
Räknar antalet poster som uppfyller angivna villkor.
MEDEL.OMF
Beräknar medelvärdet för poster som uppfyller vissa kriterier.
XLETAUPP
Kan användas för att söka efter information i tabeller och returnera motsvarande värde från en annan kolumn.
Det kan exempelvis handla om att söka efter en produkt och automatiskt hämta rätt pris.
När medarbetaren förstår hur sådana funktioner fungerar öppnas helt nya möjligheter att effektivisera återkommande arbetsuppgifter.
Excel-tabeller är särskilt användbara i företag
Ett område som är lätt att underskatta är Excels tabellfunktion.
Istället för att bara skriva information i vanliga cellområden kan data omvandlas till en riktig Excel-tabell.
Det ger flera fördelar.
När nya rader läggs till kan tabellen automatiskt utökas. Formler kan fyllas ned och det blir enklare att sortera och filtrera information.
Tabeller använder dessutom strukturerade referenser.
En formel kan exempelvis hänvisa till en kolumn med namn istället för vanliga cellreferenser.
Det gör ofta arbetsboken lättare att förstå och underhålla.
För företag som arbetar med återkommande listor, försäljningsdata, kunder, produkter eller ekonomiska transaktioner är detta mycket användbart.
Pivottabeller gör stora datamängder lättare att förstå
En annan viktig del av en Excel kurs för företag är pivottabeller.
En pivottabell kan sammanställa stora mängder information utan att användaren behöver bygga avancerade formler för varje rapport.
Anta att företaget har tusentals försäljningstransaktioner med information om:
datum, produkt, kategori, säljare, region, antal och försäljningsvärde.
Med en pivottabell kan informationen snabbt sammanställas på olika sätt.
Företaget kan exempelvis analysera:
försäljning per månad, försäljning per säljare, resultat per region eller försäljning per produktkategori.
Samma grunddata kan alltså användas för flera analyser.
Det är en av anledningarna till att pivottabeller är ett värdefullt verktyg för personer som arbetar med rapportering och analys.
Diagram hjälper företaget att kommunicera resultat
Att analysera data är en sak. Att kommunicera resultatet är en annan.
Excel innehåller flera typer av diagram som kan användas för att visualisera information.
Ett diagram kan exempelvis visa hur försäljningen har utvecklats under året, hur kostnaderna är fördelade eller hur olika avdelningar presterar.
Det gör informationen lättare att tolka än en lång lista med siffror.
En bra Excelutbildning bör därför inte bara lära deltagaren hur man skapar diagram, utan även hur man väljer en lämplig diagramtyp och presenterar informationen tydligt.
Excelutbildning online passar företag med olika kunskapsnivåer
Ett vanligt problem med traditionella företagsutbildningar är att deltagarna befinner sig på olika nivåer.
Någon kanske aldrig har arbetat särskilt mycket i Excel medan en annan redan använder programmet varje dag.
Det kan göra en gemensam utbildningsdag svår att anpassa.
En Excel kurs online för företag kan lösa en del av detta problem.
Medarbetarna kan studera i egen takt och lägga mer tid på de områden som är svåra.
En nybörjare kan börja från grunden medan en mer erfaren användare snabbare kan ta sig vidare till tabeller, pivottabeller och mer avancerade funktioner.
Det skapar större flexibilitet.
Praktiska övningar är viktiga
Det går att titta på många timmar utbildningsvideo utan att bli riktigt bra på Excel.
Anledningen är enkel.
Excel är ett praktiskt program.
Det är ungefär som att lära sig köra bil. Teorin är viktig, men man behöver också öva.
Därför är praktiska övningar en viktig del av en Excelutbildning.
Efter att deltagaren exempelvis har lärt sig XLETAUPP bör personen själv få skapa en formel.
Efter ett avsnitt om pivottabeller bör deltagaren få bygga en egen pivottabell.
När man gör övningen själv måste man komma ihåg momenten och förstå hur de hänger ihop.
Det är då kunskapen börjar fastna.
Övningar med lösningar gör självstudier enklare
För en onlineutbildning är lösningar till övningarna särskilt värdefulla.
Om deltagaren fastnar kan lösningen användas för att kontrollera arbetsmetoden och förstå vad som blev fel.
Det gör det möjligt att arbeta mer självständigt.
För företaget innebär det att utbildningen inte behöver kräva att en lärare finns tillgänglig under varje moment.
Medarbetaren kan arbeta vidare i sin egen takt.
Excelkunskaper kan skapa en gemensam standard
En annan fördel med att utbilda flera medarbetare är att företaget kan få ett mer enhetligt arbetssätt.
På många arbetsplatser har varje person sitt eget sätt att använda Excel.
En person använder vanliga cellområden.
En annan använder tabeller.
En tredje skapar manuella summeringar.
En fjärde använder pivottabeller.
Resultatet kan bli arbetsböcker som är svåra för andra personer att förstå.
När fler medarbetare får samma grundläggande Excelkunskaper blir det lättare att skapa gemensamma arbetssätt.
Det kan exempelvis handla om hur data struktureras, hur tabeller byggs eller hur rapporter sammanställs.
Vilka medarbetare kan ha nytta av en Excel kurs?
Excelutbildning är inte bara relevant för ekonomer.
Programmet används inom ett stort antal roller.
Det kan exempelvis vara:
- ekonomer och ekonomiassistenter
- administratörer
- säljare
- inköpare
- projektledare
- chefer
- controllers
- HR-personal
- lager- och logistikpersonal
- konsulter
- analytiker
- egenföretagare
Behovet ser naturligtvis olika ut beroende på arbetsuppgifterna.
En administratör kanske framför allt behöver kunna tabeller, sortering, filtrering och vanliga funktioner.
En controller kan behöva betydligt mer avancerad analys.
Därför är en utbildning som sträcker sig från grundläggande till mer avancerade moment särskilt användbar.
Vad bör man tänka på när man väljer Excel kurs för företag?
Det finns många Excelutbildningar att välja mellan.
Priset är naturligtvis en faktor, men företag bör även titta på utbildningens innehåll.
En kort introduktionskurs kan vara tillräcklig om målet endast är att ge medarbetarna grundläggande kunskaper.
Om målet däremot är att deltagarna verkligen ska bli bättre på Excel behövs ofta ett mer omfattande utbildningsmaterial.
Titta exempelvis på om utbildningen innehåller praktiska övningar.
Kontrollera också om det finns lösningar så att deltagarna själva kan kontrollera sitt arbete.
Fundera dessutom över hur länge deltagarna har tillgång till utbildningen.
Excel innehåller mycket information och det är svårt att komma ihåg allt efter en kort intensiv utbildningsdag.
Längre tillgång gör det möjligt att gå tillbaka och repetera ett moment när kunskapen faktiskt behövs i arbetet.
Från nybörjare till mer avancerad Excelanvändare
En bra utbildningsväg kan delas upp i flera steg.
Först behöver deltagaren förstå grunderna.
Därefter kommer funktioner och strukturerad datahantering.
Nästa steg kan vara tabeller och pivottabeller.
Slutligen kan användaren gå vidare till mer avancerade funktioner och arbetsmetoder.
Det viktiga är progressionen.
Att direkt börja med avancerade funktioner hjälper sällan en person som fortfarande är osäker på cellreferenser och grundläggande formler.
När utbildningen istället byggs upp steg för steg får deltagaren en stabil grund att fortsätta från.
Företaget får nytta av kunskaperna i det dagliga arbetet
Det kanske viktigaste argumentet för en Excel kurs för företag är att kunskaperna kan användas direkt.
Efter en utbildning i ett mycket specialiserat system kanske kunskapen bara används några gånger per år.
Excel används däremot ofta varje vecka eller till och med varje dag.
En ny funktion som sparar fem minuter på en återkommande arbetsuppgift kan därför skapa en betydande tidsbesparing över tid.
Samma sak gäller pivottabeller, tabeller och smartare formler.
Små förbättringar kan tillsammans skapa effektivare arbetsprocesser.
Onlineutbildning minskar behovet av schemaläggning
Att samla flera personer i ett utbildningsrum kan vara svårt.
Kalendrar ska samordnas och medarbetare kan befinna sig på olika kontor eller arbeta på distans.
Med en Excelkurs online blir utbildningen mer flexibel.
En deltagare kan studera en timme på måndagen och fortsätta senare under veckan.
En annan kanske föredrar längre utbildningspass.
Det gör det enklare att kombinera utbildningen med det vanliga arbetet.
Det är särskilt relevant för företag där personalen arbetar på olika orter eller har olika arbetstider.
Kursintyg kan dokumentera genomförd utbildning
För företag kan det också vara värdefullt att kunna dokumentera genomförd kompetensutveckling.
Ett kursintyg visar att medarbetaren har genomfört utbildningen.
Det kan vara användbart både för medarbetaren och arbetsgivaren.
Medarbetaren får ett dokument som visar genomförd kompetensutveckling medan företaget enklare kan följa vilka utbildningsinsatser som genomförts.
Excelkompetens är en långsiktig investering
Att bli bättre på Excel handlar inte om att memorera hundratals funktioner.
Det handlar om att förstå hur programmet kan användas för att lösa verkliga arbetsuppgifter.
När en medarbetare förstår grunderna blir det också lättare att lära sig nya funktioner.
Kunskapen byggs vidare steg för steg.
En person som förstår hur Excel-tabeller fungerar har exempelvis betydligt bättre förutsättningar att skapa dynamiska rapporter.
En person som förstår datans struktur har lättare att arbeta med pivottabeller.
Därför kan en väl genomförd Excelutbildning ge nytta under många år.
Excelpaketet från LearnE – omfattande utbildning för företag
För företag som vill ge sina medarbetare en bred Excelutbildning har LearnE tagit fram ett omfattande Excelpaket.
Paketet kombinerar tre utbildningar:
Excel Grund – för deltagare som vill bygga en stabil grund och lära sig Excel steg för steg.
Excel Tabeller & Pivottabeller – för deltagare som vill bli bättre på att strukturera, sammanställa och analysera data.
Excel Fortsättning – för användare som vill utveckla sina kunskaper och arbeta mer effektivt med mer avancerade funktioner och metoder.
Tillsammans ger utbildningarna en tydlig väg från grundläggande Excelkunskaper till betydligt mer avancerad användning.
Kurserna genomförs online i egen takt och innehåller många praktiska övningar med lösningar. Deltagarna får 12 månaders tillgång och kan gå tillbaka till tidigare avsnitt när de behöver repetera ett moment.
Efter slutförd utbildning finns möjlighet till kursintyg.
Det gör Excelpaketet lämpligt både för enskilda medarbetare som behöver kompetensutveckling och för företag som vill höja Excelkunskaperna inom organisationen.
Sammanfattning
Excel används fortfarande dagligen inom stora delar av näringslivet.
Problemet är att många användare endast känner till en liten del av programmets möjligheter.
En genomtänkt Excel kurs för företag kan hjälpa medarbetarna att arbeta snabbare, skapa bättre rapporter, analysera information och minska mängden manuellt arbete.
Det viktiga är att utbildningen inte stannar vid teori.
Praktiska övningar, lösningar och möjligheten att repetera momenten gör det betydligt lättare att omsätta kunskaperna i det dagliga arbetet.
För företag kan bättre Excelkunskaper därför vara mer än vanlig kompetensutveckling. Det kan vara ett konkret sätt att effektivisera arbetsprocesser och ge medarbetarna verktyg som de använder varje arbetsdag.
Läs mer om LearnE Excelpaket för företag och medarbetare:
https://learne.se/produkt/excel-paket-kampanj/
