Att kunna Excel är en värdefull kunskap på många arbetsplatser. Programmet används inom allt från administration och ekonomi till försäljning, projektledning, lager, inköp och dataanalys. Trots det är det många som bara använder en liten del av alla möjligheter som finns i Excel.
Kanske kan du redan skriva in information i ett kalkylblad och göra några enkla beräkningar, men känner dig osäker när det kommer till formler, funktioner, tabeller och diagram. Eller så har du nästan aldrig arbetat i Excel tidigare.
Då kan en Excel nybörjare kurs vara en bra start.
Med en strukturerad kurs behöver du inte försöka lära dig allt på egen hand. Du kan börja med grunderna och steg för steg bygga upp kunskaper som du faktiskt kan använda i arbetslivet.
I den här guiden går vi igenom vad du bör lära dig som nybörjare, varför praktiska övningar är viktiga och hur du kan fortsätta från grundläggande Excelkunskaper till mer avancerade funktioner.
Vad är en Excel nybörjare kurs?
En Excelkurs för nybörjare är en utbildning som börjar från grunden. Du ska alltså inte behöva ha några avancerade förkunskaper för att komma igång.
Det är viktigt eftersom Excel kan kännas ganska omfattande första gången man öppnar programmet. Du möts av celler, kolumner, rader, menyer, flikar, formler och mängder av olika funktioner.
För den som redan har arbetat länge i Excel känns detta självklart. Som nybörjare är det däremot bättre att ta en sak i taget.
En bra nybörjarkurs bör därför börja med grundläggande moment och sedan successivt introducera nya funktioner.
Du kan exempelvis börja med att förstå hur ett kalkylblad fungerar och därefter lära dig att skapa formler, använda funktioner, formatera information och strukturera större mängder data.
Målet är inte att memorera varje knapp i Excel.
Målet är att förstå hur programmet fungerar och kunna lösa praktiska uppgifter.
Vem passar en Excelkurs för nybörjare?
En Excel nybörjare kurs passar framför allt dig som har liten eller ingen erfarenhet av Excel, men den kan också vara användbar om du har lärt dig programmet på egen hand.
Det är vanligt att personer som använder Excel på jobbet aldrig har gått någon riktig utbildning. Man har kanske lärt sig några funktioner av en kollega, sökt efter lösningar på nätet och kopierat formler från gamla kalkylblad.
Det kan fungera ganska bra – tills arbetsuppgifterna blir mer avancerade.
En grundkurs kan då hjälpa till att fylla kunskapsluckorna.
Kursen kan exempelvis passa dig som:
- är helt ny i Excel
- använder Excel ibland men känner dig osäker
- söker arbete där Excelkunskaper efterfrågas
- har fått nya arbetsuppgifter
- vill bli effektivare på jobbet
- vill förstå formler och funktioner bättre
- vill lära dig arbeta mer strukturerat med kalkylblad
- vill bygga en stabil grund innan du går vidare till mer avancerad Excel
Det spelar alltså mindre roll om du aldrig har öppnat Excel tidigare eller redan kan några grundläggande funktioner.
Det viktiga är att börja på rätt nivå.
Vad bör man lära sig först i Excel?
När man är nybörjare är det lätt att vilja börja med avancerade funktioner direkt. Det är sällan den bästa vägen.
Excel bygger till stor del på att grundläggande kunskaper kombineras.
Först behöver du förstå arbetsboken, kalkylbladen och cellerna. Därefter blir det betydligt enklare att förstå formler, funktioner, tabeller och andra verktyg.
Ett naturligt första steg är därför att lära sig navigera i Excel.
Du bör exempelvis förstå skillnaden mellan en arbetsbok och ett kalkylblad samt hur rader, kolumner och cellreferenser fungerar.
Cellen A1 betyder exempelvis kolumn A och rad 1.
Det låter enkelt, men cellreferenser är en viktig del av nästan allt arbete med formler.
Lär dig skapa dina första formler
När du har förstått grunderna är nästa steg att börja räkna i Excel.
En enkel formel kan exempelvis vara:
=A1+B1
Excel hämtar då värdena från cell A1 och B1 och adderar dem.
Det här är en av de stora fördelarna med kalkylprogram. Du behöver inte skriva in resultatet manuellt. Om ett värde ändras räknar Excel automatiskt om resultatet.
Som nybörjare bör du bland annat lära dig de vanligaste matematiska operatorerna:
+ för addition
- för subtraktion
* för multiplikation
/ för division
När du förstår hur vanliga formler byggs upp blir nästa steg att använda Excels färdiga funktioner.
Funktioner som är bra för nybörjare
Excel innehåller ett mycket stort antal funktioner. Som nybörjare behöver du inte kunna alla.
Det är bättre att börja med ett antal användbara funktioner och verkligen förstå dem.
En av de första är SUMMA.
Exempel:
=SUMMA(A1:A10)
Formeln summerar värdena från A1 till A10.
Andra funktioner som är bra att bekanta sig med är exempelvis MEDEL, MIN och MAX.
När du blivit lite mer bekväm med Excel kan du börja arbeta med logiska funktioner som OM.
Med OM kan Excel utföra olika saker beroende på om ett villkor är sant eller falskt.
Det är här Excel börjar bli betydligt mer kraftfullt.
I stället för att bara fungera som en digital miniräknare kan kalkylbladet börja analysera information åt dig.
Relativa och absoluta cellreferenser
Ett område som många nybörjare tycker är svårt är skillnaden mellan relativa och absoluta cellreferenser.
Det är samtidigt en mycket viktig kunskap.
Om du kopierar en vanlig formel nedåt ändrar Excel automatiskt cellreferenserna. Det är ofta precis vad du vill.
I andra situationer behöver en viss cell däremot vara låst.
Då används dollartecken, exempelvis:
=$A$1
När du förstår varför och när en cell ska låsas blir det mycket enklare att bygga kalkylblad som fungerar korrekt.
Det är också ett bra exempel på varför en strukturerad Excelkurs kan vara bättre än att bara titta på enstaka instruktionsfilmer. Du får lära dig momenten i en logisk ordning där varje del bygger vidare på tidigare kunskaper.
Formatering gör kalkylbladet lättare att förstå
Excel handlar inte bara om beräkningar.
Informationen måste också vara tydlig och lätt att läsa.
Därför bör en Excel nybörjare kurs även lära dig hur du formaterar kalkylblad på ett bra sätt.
Det kan handla om talformat, datum, procent, valuta, kantlinjer, teckensnitt och justering.
Om du exempelvis arbetar med en budget bör beloppen visas som valuta. Om du arbetar med försäljningsstatistik kanske vissa värden ska visas som procent.
Bra formatering gör inte bara kalkylbladet snyggare.
Det minskar även risken för missförstånd.
Lär dig arbeta med tabeller
När datamängden börjar växa blir det viktigt att strukturera informationen på rätt sätt.
Excels tabellfunktion är därför mycket användbar.
En vanlig lista kan omvandlas till en Excel-tabell. Det ger bland annat bättre möjligheter att sortera, filtrera och arbeta strukturerat med informationen.
Tänk dig exempelvis en lista med:
Datum, kund, produkt, antal, pris och säljare.
Med en tabell kan du snabbt filtrera fram en viss produkt, sortera efter datum eller visa information från en specifik säljare.
Tabeller är dessutom en bra grund när du senare vill börja arbeta med större datamängder och mer avancerad analys.
Diagram hjälper dig att förstå data
En lång lista med siffror kan vara svår att tolka.
Ett diagram kan göra samma information betydligt enklare att förstå.
Som nybörjare behöver du inte lära dig alla diagramtyper. Börja med de vanligaste och lär dig när de passar.
Ett stapel- eller kolumndiagram kan exempelvis användas för att jämföra olika kategorier.
Ett linjediagram passar ofta bra när du vill visa en utveckling över tid.
Det viktigaste är inte att skapa avancerade diagram med mängder av effekter. Ett bra diagram ska göra informationen tydligare.
Sortering och filtrering sparar tid
När ett kalkylblad innehåller hundratals eller tusentals rader blir det opraktiskt att leta manuellt efter information.
Då behöver du kunna sortera och filtrera.
Du kan exempelvis sortera försäljningen från högsta till lägsta värde eller filtrera fram en viss region, kund eller produkt.
Det är relativt enkla funktioner, men de kan spara mycket tid i det dagliga arbetet.
Just den typen av praktiska kunskaper är ofta viktigare för en nybörjare än att direkt försöka lära sig de mest avancerade funktionerna i Excel.
Varför övningar är så viktiga när du lär dig Excel
Det går att titta på många timmar med videor om Excel utan att faktiskt bli särskilt bra på programmet.
Anledningen är enkel.
Excel är ett praktiskt program.
Du behöver själv använda funktionerna.
Om en instruktör visar hur en formel fungerar kan den kännas självklar när du tittar på videon. När du några dagar senare försöker skapa samma formel själv kanske du inte längre kommer ihåg hur den skulle skrivas.
Därför är praktiska övningar en viktig del av att lära sig Excel.
Ett bra upplägg är:
Lär dig ett moment → gör en övning → kontrollera lösningen → fortsätt till nästa moment.
På det sättet får du själv lösa problem samtidigt som du kan kontrollera att du har förstått uppgiften.
Kan man lära sig Excel online?
Ja. Excel lämpar sig mycket bra för onlineutbildning eftersom du kan följa en instruktion och samtidigt utföra samma moment i Excel på din egen dator.
En fördel med en Excelkurs online är dessutom att du kan studera i din egen takt.
Om ett moment känns enkelt kan du gå vidare.
Om något är svårt kan du repetera det.
Det passar särskilt bra för nybörjare eftersom människor lär sig Excel i olika tempo.
Vissa förstår formler snabbt men tycker att tabeller är svåra. Andra tycker tvärtom.
När utbildningen sker online kan du lägga mer tid på de delar som just du behöver träna på.
Excelkunskaper kan vara värdefulla när du söker jobb
Excel används inom många olika yrken.
Det gäller inte bara ekonomer och personer som arbetar med redovisning.
Administratörer kan använda Excel för listor och uppföljning. Projektledare kan använda programmet för planering och budget. Säljare kan analysera försäljning. Inköpare kan jämföra priser och leverantörer. Chefer kan använda kalkylblad för rapportering och nyckeltal.
Även relativt grundläggande Excelkunskaper kan därför vara användbara.
Att kunna skapa en välstrukturerad tabell, använda formler, sortera information och presentera data i ett diagram är kunskaper som kan användas inom många olika arbetsområden.
Hur lång tid tar det att lära sig Excel?
Det beror på vad du menar med att kunna Excel.
Du kan lära dig de mest grundläggande funktionerna relativt snabbt. Att bli riktigt skicklig tar betydligt längre tid.
Det bästa är därför att inte tänka på Excel som något du antingen kan eller inte kan.
Se det i stället som olika nivåer.
På nybörjarnivå kan du lära dig att navigera i programmet, skriva formler, använda vanliga funktioner, formatera data och skapa enklare tabeller och diagram.
Därefter kan du fortsätta med exempelvis mer avancerade funktioner, större datamängder, pivottabeller och analys.
När grunden sitter blir det mycket lättare att förstå de mer avancerade verktygen.
Vanliga misstag när man börjar lära sig Excel
Ett vanligt misstag är att försöka lära sig för mycket på en gång.
Du behöver inte kunna hundratals funktioner.
Ett annat misstag är att bara titta på instruktioner utan att själv göra övningarna.
Det tredje är att hoppa över grunderna.
Om du inte riktigt förstår cellreferenser kommer mer avancerade formler snabbt att bli svåra.
Samma sak gäller strukturering av data. Om informationen inte är organiserad på ett bra sätt blir det senare svårare att skapa analyser, tabeller och rapporter.
Ta därför utbildningen steg för steg.
Från Excel nybörjare till avancerad användare
När du har lärt dig grunderna behöver utbildningen inte sluta.
Excel är ett program där du kan fortsätta utvecklas under lång tid.
Nästa steg kan exempelvis vara att lära dig mer om tabeller och pivottabeller.
Pivottabeller är särskilt användbara när du har mycket information och snabbt vill sammanställa den.
Du kanske har tusentals försäljningsrader men vill veta:
Hur mycket sålde varje säljare?
Vilken produkt sålde bäst?
Vilken region hade högst omsättning?
Hur förändrades försäljningen mellan olika månader?
Med en pivottabell kan sådana frågor ofta besvaras utan att du behöver bygga komplicerade formler.
Efter det kan du fortsätta med ännu mer avancerade funktioner och metoder.
Det är därför en utbildningsväg från nybörjare till mer avancerad Excelanvändare kan vara en fördel. Du behöver inte börja om med en helt ny utbildningsstruktur varje gång du vill ta nästa steg.
Lär dig Excel genom att faktiskt använda Excel
Den viktigaste principen när du ska lära dig Excel är enkel:
Öva.
Läs inte bara om funktionerna.
Använd dem.
Skapa kalkylblad. Skriv formler. Gör fel. Försök igen. Jämför med lösningen och förstå varför resultatet blev som det blev.
Det är genom praktiskt arbete som du börjar känna igen olika problem och förstå vilket Excelverktyg som passar.
Efter ett tag behöver du inte längre fundera lika mycket över varje steg.
Det är då Excel börjar bli ett verkligt arbetsverktyg i stället för ett program du känner dig osäker inför.
Välj en Excelkurs som du kan fortsätta utvecklas med
Om du söker efter en Excel nybörjare kurs är det klokt att inte bara fundera på vad du behöver kunna första veckan.
Fundera också på vart du vill komma.
Kanske vill du bara lära dig grunderna för att känna dig tryggare på jobbet. Men du kanske senare vill kunna arbeta med större datamängder, tabeller, pivottabeller och mer avancerade funktioner.
LearnE:s Excelpaket är uppbyggt för att du ska kunna utvecklas från grundläggande Excelkunskaper vidare mot en betydligt högre nivå.
Paketet innehåller tre kurser:
Excel Grund – för dig som vill lära dig Excel från grunden och bygga en stabil bas.
Excel Tabeller & Pivottabeller – för dig som vill bli bättre på att strukturera, sammanställa och analysera data.
Excel Fortsättning – när du vill utveckla dina kunskaper ytterligare och arbeta med mer avancerade funktioner.
Kurserna är online och du studerar i din egen takt. En viktig del av utbildningen är praktiska övningar med lösningar så att du inte bara tittar på hur Excel fungerar utan själv får arbeta i programmet.
Du får 12 månaders tillgång och kan repetera materialet under utbildningsperioden. Efter slutförd kurs kan du även få kursintyg.
För dig som börjar som nybörjare innebär det att du kan starta med grunderna och sedan fortsätta utvecklas inom samma Excelpaket.
Läs mer om LearnE:s Excelpaket och börja lära dig Excel från grunden:
https://learne.se/produkt/excel-paket-kampanj/
