Att kunna Excel är en värdefull kunskap i arbetslivet. Programmet används inom allt från ekonomi och administration till försäljning, projektledning, lager, inköp och personalarbete. Samtidigt kan Excel kännas ganska komplicerat när man öppnar programmet för första gången. Celler, formler, funktioner, tabeller och diagram är bara några av alla begrepp man behöver lära sig.
Med en Excelkurs för nybörjare kan du istället börja från grunden och steg för steg bygga upp dina kunskaper. Du behöver inte kunna Excel sedan tidigare och du behöver inte försöka lära dig allting på en gång.
Det viktigaste är att börja med grunderna och sedan träna praktiskt.
Hos LearnE bygger våra Excelutbildningar därför på principen att du lär dig genom att göra. Du får inte bara se hur olika funktioner fungerar, utan får också arbeta med praktiska övningar och lösningar.
I den här artikeln går vi igenom vad du bör lära dig som nybörjare, varför Excel är en användbar kompetens och hur du kan gå från nybörjare till att känna dig betydligt säkrare i programmet.
Vad är Excel?
Microsoft Excel är ett kalkylprogram som används för att lagra, strukturera, beräkna, analysera och presentera information.
Ett Excel-dokument består av en eller flera arbetsböcker med kalkylblad. På kalkylbladen finns celler som är organiserade i rader och kolumner.
I cellerna kan du exempelvis skriva:
- text
- siffror
- datum
- procenttal
- formler
- funktioner
Det är kombinationen av dessa möjligheter som gör Excel så användbart.
Du kan använda programmet till en enkel lista över kunder eller arbetsuppgifter, men också bygga betydligt mer avancerade lösningar för exempelvis budgetering, rapportering och dataanalys.
Det betyder också att du inte behöver lära dig allt som finns i Excel.
En Excelkurs för nybörjare bör istället fokusera på de delar som ger dig en stabil grund att bygga vidare på.
Varför ska man lära sig Excel?
Excel används på många svenska arbetsplatser och kunskaper i programmet kan vara användbara inom en mängd olika yrkesroller.
Det kan till exempel handla om att göra en budget, sammanställa försäljningssiffror, skapa en kundlista, följa upp ett projekt eller analysera resultat.
Du kanske får en Excel-fil från en kollega och behöver förstå hur den fungerar. Eller så behöver du själv skapa en rapport som andra ska kunna arbeta vidare med.
Ju bättre du förstår Excel, desto enklare blir många sådana arbetsuppgifter.
Det handlar alltså inte bara om att kunna skriva in siffror i ett kalkylblad. Du behöver förstå hur du kan använda Excel för att arbeta mer strukturerat och effektivt.
Excelkurs för nybörjare – börja med grunderna
Ett vanligt misstag när man ska lära sig Excel är att försöka börja med för avancerade funktioner.
Man kanske ser exempel på pivottabeller, Power Query, avancerade funktioner eller automatisering och tror att man måste förstå allt detta direkt.
Det behöver man inte.
Som nybörjare är det bättre att först bli trygg med själva arbetsmiljön.
Du bör exempelvis förstå skillnaden mellan en arbetsbok och ett kalkylblad samt hur rader, kolumner och celler fungerar.
Du behöver också lära dig hur man markerar celler, skriver in information, kopierar innehåll och ändrar formatering.
När dessa moment känns naturliga blir nästa steg mycket enklare.
Lär dig skriva formler i Excel
Formler är en av de viktigaste delarna av Excel.
En formel börjar normalt med ett likhetstecken.
Ett mycket enkelt exempel är:
=A1+B1
Excel hämtar då värdet från cell A1 och lägger ihop det med värdet i B1.
Om A1 innehåller 100 och B1 innehåller 50 blir resultatet 150.
Det kanske låter väldigt enkelt, men här finns en av de stora fördelarna med Excel.
Om du ändrar värdet i A1 räknas resultatet automatiskt om.
Du behöver alltså inte göra beräkningen på nytt.
När du har förstått principen kan du börja bygga betydligt mer användbara kalkyler.
Funktioner gör Excel ännu kraftfullare
Efter grundläggande formler är det dags att börja arbeta med funktioner.
En funktion är en färdig beräkning som finns inbyggd i Excel.
En av de första funktionerna en nybörjare bör lära sig är SUMMA.
Exempel:
=SUMMA(A1:A10)
Formeln summerar värdena från A1 till A10.
Istället för att skriva:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10
kan du alltså använda en enda funktion.
Det finns många andra användbara funktioner att lära sig.
MEDEL kan exempelvis användas för att beräkna ett genomsnitt, medan MAX och MIN kan hjälpa dig att hitta det största respektive minsta värdet i ett område.
När du kommit lite längre kan du även börja arbeta med logiska funktioner som OM.
Formatering är viktigare än många tror
En bra Excel-fil ska inte bara innehålla rätt information. Den ska också vara lätt att läsa och förstå.
Därför är formatering en viktig del av en Excelkurs för nybörjare.
Du bör bland annat lära dig hur du formaterar:
- tal
- procent
- datum
- valuta
- rubriker
- celler
- rader och kolumner
Anta exempelvis att en cell innehåller värdet 0,25.
Beroende på hur cellen är formaterad kan användaren behöva tolka vad värdet betyder.
Om du istället använder procentformat visas det som 25 %, vilket kan göra informationen betydligt tydligare.
På samma sätt kan ekonomiska värden formateras som valuta.
Bra formatering gör dina kalkylblad mer professionella och lättare för andra att använda.
Lär dig sortera och filtrera information
När ett kalkylblad börjar innehålla mycket information behöver du kunna hitta det som är relevant.
Här är sortering och filtrering mycket användbart.
Tänk dig exempelvis en försäljningslista med hundratals rader.
Listan kanske innehåller:
Produkt, säljare, datum, antal, pris och försäljningsbelopp.
Du kanske bara vill se försäljningen från en viss säljare.
Med ett filter kan du snabbt visa dessa rader utan att ta bort övriga uppgifter.
Du kan också sortera informationen, exempelvis från högsta till lägsta försäljning.
Detta är relativt enkla funktioner som kan göra stor skillnad i det dagliga arbetet.
Arbeta med tabeller i Excel
När du blivit bekväm med vanliga kalkylblad är tabeller ett naturligt nästa steg.
En Excel-tabell gör det enklare att hantera sammanhängande information.
Du kan exempelvis skapa en tabell med:
| Datum | Produkt | Antal | Pris |
|---|---|---|---|
| 1/9 | Tangentbord | 2 | 599 kr |
| 2/9 | Mus | 4 | 299 kr |
| 3/9 | Skärm | 1 | 2 499 kr |
När området görs om till en riktig Excel-tabell får du funktioner som underlättar sortering, filtrering och hantering av nya rader.
Det blir särskilt användbart när datamängden växer.
Skapa diagram och visualisera dina siffror
En lista med 100 siffror kan vara svår att överblicka.
Ett diagram kan göra samma information betydligt enklare att förstå.
Därför bör en grundläggande Excelutbildning även lära dig hur diagram fungerar.
Du kan exempelvis skapa:
- stapeldiagram
- kolumndiagram
- linjediagram
- cirkeldiagram
Olika diagram passar för olika typer av information.
Ett linjediagram kan exempelvis vara användbart när du vill visa hur försäljningen utvecklas månad för månad.
Ett stapeldiagram kan istället göra det enkelt att jämföra försäljningen mellan olika produkter.
Målet är inte att skapa så många diagram som möjligt. Målet är att välja en visualisering som gör informationen enklare att förstå.
Excelkurs för nybörjare online – lär dig i din egen takt
En stor fördel med en Excelkurs för nybörjare online är möjligheten att studera i din egen takt.
Det är särskilt värdefullt när du lär dig ett praktiskt program som Excel.
Vissa moment kanske du förstår direkt medan andra behöver repeteras flera gånger.
Om du exempelvis har svårt att förstå en viss funktion kan du gå tillbaka, se instruktionen igen och sedan göra övningen en gång till.
Det är ofta mer effektivt än att försöka lära sig många nya funktioner under ett enda kurstillfälle.
Du kan också anpassa studierna efter din egen vardag.
Du lär dig Excel genom att faktiskt använda Excel
Det är lätt att titta på någon som arbetar i Excel och känna att man förstår vad personen gör.
Problemet uppstår ofta när man sedan själv öppnar ett tomt kalkylblad.
Var skulle jag klicka?
Hur skrev man formeln?
Vilka celler skulle markeras?
Det är därför praktiska övningar är så viktiga.
Om du exempelvis precis har lärt dig SUMMA bör du själv öppna Excel, skriva in några värden och skapa formeln.
Sedan kan du ändra siffrorna och kontrollera hur resultatet förändras.
Det är genom denna typ av praktisk träning som kunskapen börjar fastna.
Ett enkelt exempel för dig som är nybörjare
Du kan testa följande direkt i Excel.
Skriv:
| A | B |
|---|---|
| Produkt | Försäljning |
| Produkt A | 1 500 |
| Produkt B | 2 000 |
| Produkt C | 1 250 |
| Produkt D | 3 000 |
Under försäljningssiffrorna skapar du sedan en summa.
Skriv:
=SUMMA(B2:B5)
Resultatet blir:
7 750
Nu har du gjort en enkel sammanställning och använt en Excel-funktion.
Nästa steg skulle kunna vara att skapa ett diagram baserat på samma information.
Sedan kan du exempelvis lägga till fler kolumner för antal, pris och kostnad.
En liten övning kan på så sätt byggas ut steg för steg.
Vanliga misstag när man är nybörjare i Excel
Det är helt normalt att göra misstag när man börjar arbeta med Excel.
Ett vanligt problem är att en formel skrivs som vanlig text. Ett annat är att fel celler markeras eller att man råkar skriva över innehållet i en cell.
Du kan också få olika felmeddelanden när en formel inte fungerar.
Det viktiga är att inte se detta som ett misslyckande.
Felsökning är en naturlig del av att lära sig Excel.
När en formel inte fungerar kan du exempelvis kontrollera cellreferenser, parenteser och funktionens uppbyggnad.
Med tiden blir det betydligt enklare att förstå vad som har blivit fel.
Hur lång tid tar det att lära sig Excel?
Det finns inget exakt svar eftersom det beror på vad du menar med att kunna Excel.
Du kan lära dig grundläggande funktioner relativt snabbt, men Excel innehåller väldigt många möjligheter.
Det är därför bättre att tänka på kunskaperna i olika nivåer.
Som nybörjare kan målet först vara att kunna navigera i programmet, skapa enkla kalkylblad och använda grundläggande formler.
Därefter kan du lära dig funktioner, tabeller, diagram och mer avancerad datahantering.
Senare kan du fortsätta med exempelvis pivottabeller och andra verktyg för analys.
Du behöver alltså inte kunna allt innan dina Excelkunskaper blir användbara.
Från nybörjare till mer avancerade Excelkunskaper
När du har fått en stabil grund kan du fortsätta utvecklas.
En möjlig väg kan vara:
Steg 1 – Excel från grunden
Lär dig arbetsböcker, kalkylblad, celler, rader, kolumner och grundläggande formatering.
Steg 2 – Formler
Lär dig skapa egna beräkningar och förstå cellreferenser.
Steg 3 – Funktioner
Börja med exempelvis SUMMA, MEDEL, MIN och MAX och fortsätt sedan med fler funktioner.
Steg 4 – Datahantering
Lär dig sortering, filtrering och tabeller.
Steg 5 – Visualisering
Skapa diagram som gör informationen enklare att tolka.
Steg 6 – Analys
När grunderna sitter kan du börja arbeta med mer avancerade funktioner, pivottabeller och andra analysverktyg.
På det sättet utvecklar du kunskaperna gradvis istället för att försöka lära dig allt samtidigt.
Är Excel svårt att lära sig?
Excel kan se svårt ut eftersom programmet innehåller väldigt många funktioner.
Men du behöver inte kunna alla.
För en nybörjare handlar det framför allt om att förstå några grundläggande principer.
När du exempelvis förstår att en cell kan innehålla ett värde och att en annan cell kan använda detta värde i en formel har du redan förstått en viktig del av hur Excel fungerar.
Sedan bygger du vidare därifrån.
Ju fler praktiska övningar du gör, desto mer naturligt blir arbetssättet.
Excelkunskaper kan vara användbara när du söker jobb
Excel förekommer inom många olika yrkesområden.
Det gäller exempelvis ekonomi, administration, försäljning, inköp, logistik och projektarbete.
Även om du inte arbetar med Excel hela dagen kan du behöva programmet för vissa arbetsuppgifter.
Att kunna öppna en fil, förstå hur informationen är strukturerad, använda filter, ändra en formel och skapa en sammanställning kan därför vara värdefullt.
När du blir mer avancerad kan Excel även användas för betydligt mer omfattande analyser.
Att utveckla sina Excelkunskaper kan därför vara en investering i både det nuvarande arbetet och framtida arbetsuppgifter.
Vem passar en Excelkurs för nybörjare för?
En grundkurs kan passa dig som aldrig tidigare har arbetat i Excel, men också dig som har använt programmet utan att riktigt förstå hur allt fungerar.
Du kanske redan kan skriva in information och göra enklare ändringar men känner dig osäker när det kommer till formler och funktioner.
Då kan det vara värdefullt att gå tillbaka till grunderna.
Det kan även passa dig som vill uppdatera äldre kunskaper.
Du kanske använde Excel för flera år sedan men behöver börja arbeta med programmet igen.
Välj en kurs där du får öva
När du väljer en Excelkurs för nybörjare är det bra att titta på hur kursen är upplagd.
En utbildning bör inte enbart visa vad olika knappar gör.
Du behöver få möjlighet att själv använda funktionerna.
Ett bra upplägg är därför:
Instruktion → praktisk övning → lösning → repetition.
När du själv gör uppgifterna blir du tvungen att tänka igenom varje steg.
Om något blir fel kan du jämföra med lösningen och försöka igen.
Det gör att du gradvis blir mer självständig i Excel.
Lär dig Excel från nybörjare och fortsätt utvecklas
Målet med att lära sig Excel behöver inte vara att bli expert direkt.
Ett bättre första mål är att känna sig trygg när man öppnar programmet.
Du ska förstå hur informationen är uppbyggd, kunna göra enklare beräkningar och veta vilka verktyg du kan använda för att lösa vanliga arbetsuppgifter.
När du väl har den grunden blir det mycket lättare att utvecklas vidare.
Det är också därför en strukturerad utbildning kan vara ett bra alternativ till att söka efter enstaka instruktioner varje gång du stöter på ett problem.
Du får en tydligare väg från grundläggande till mer avancerade moment.
Börja din Excelkurs för nybörjare online
Om du vill lära dig Excel är det viktigaste att börja praktiskt.
Öppna programmet, testa funktionerna och gör övningar.
Du behöver inte memorera alla formler eller veta varenda funktion finns. Med regelbunden träning kommer du gradvis att bli snabbare och säkrare.
Hos LearnE kan du börja från grunderna och sedan fortsätta utveckla dina kunskaper. I Excelpaketet ingår Excel Grund, Excel Tabeller & Pivottabeller och Excel Fortsättning, vilket ger dig möjlighet att gå från nybörjare till betydligt mer avancerade Excelkunskaper.
Kurserna genomförs online i egen takt och innehåller praktiska moment där du får träna på det du lär dig.
Vill du börja från grunden och sedan fortsätta utveckla dina Excelkunskaper?
