Power Query, Power Pivot med DAX och VBA – ta nästa steg i Excel

Excel är ett av de mest använda verktygen för att hantera, sammanställa och analysera information. För många börjar arbetet i Excel med vanliga kalkylblad, formler, tabeller och diagram. Men när datamängderna växer och samma arbetsmoment behöver utföras om och om igen kan det vara dags att ta nästa steg.

Med Power Query, Power Pivot med DAX och VBA kan du gå från traditionellt Excelarbete till betydligt smartare arbetsflöden där data kan hämtas, bearbetas, analyseras och automatiseras.

I LearnE:s kurs Power Query, Power Pivot med DAX och VBA får du lära dig grunderna i dessa kraftfulla Excelverktyg genom praktiska övningar, exempel och lösningar.

Målet är inte att du ska behöva bli programmerare eller dataanalytiker. Istället börjar kursen från grunden inom respektive område och bygger stegvis upp förståelsen.

Varför lära sig mer än vanliga Excel-funktioner?

Vanliga Excelkunskaper räcker långt. Du kan skapa formler, tabeller, diagram, pivottabeller och kalkyler som löser många arbetsuppgifter.

Men förr eller senare kan du stöta på situationer där det vanliga arbetssättet börjar bli tidskrävande.

Du kanske varje månad får en ny fil som behöver rensas innan den kan användas.

Kolumner måste tas bort.

Data behöver delas upp.

Information från olika källor måste kombineras.

Du kanske har stora mängder data som behöver analyseras och vill skapa mer avancerade beräkningar.

Eller så utför du samma arbetsmoment i Excel varje vecka och funderar på om det går att automatisera.

Det är precis här Power Query, Power Pivot, DAX och VBA blir intressanta.

De fyra teknikerna löser olika problem, men tillsammans kan de göra Excel till ett betydligt kraftfullare verktyg.

Vad är Power Query?

Power Query används framför allt för att hämta, rensa, strukturera och omvandla data.

Det är ett mycket användbart verktyg när informationen du får inte redan är perfekt organiserad.

Anta exempelvis att du varje månad får en Excel-fil med försäljningsinformation.

Innan informationen kan analyseras behöver du kanske:

• ta bort onödiga kolumner
• ändra datatyper
• filtrera bort vissa rader
• byta namn på kolumner
• dela upp information
• kombinera data
• sortera informationen
• strukturera om tabellen

Det går naturligtvis att göra manuellt.

Problemet är att du då kan behöva göra samma sak nästa månad igen.

Och månaden efter det.

Med Power Query kan du istället bygga upp en serie steg för hur informationen ska bearbetas.

När du senare får nya data kan samma bearbetning användas igen.

Det är en av anledningarna till att Power Query kan vara ett mycket värdefullt verktyg för personer som regelbundet arbetar med rapporter och stora mängder information.

Power Query kan minska manuellt arbete

Tänk dig att du varje fredag får en fil med information som behöver förberedas inför en rapport.

Manuellt kanske arbetet tar 20 minuter.

Det låter inte särskilt mycket.

Men om samma arbete behöver göras varje vecka blir det många timmar under ett år.

Dessutom finns alltid risken att något blir fel när samma manuella moment upprepas.

Power Query handlar därför inte bara om att kunna ytterligare en funktion i Excel.

Det handlar om att skapa ett smartare arbetssätt.

Du kan låta Power Query utföra återkommande steg på ett mer konsekvent sätt och därefter arbeta vidare med resultatet i Excel.

Vad är Power Pivot?

När informationen är hämtad och bearbetad behöver den ofta analyseras.

Här kommer Power Pivot in i bilden.

Power Pivot gör det möjligt att arbeta med datamodeller i Excel.

Istället för att alltid försöka samla all information i en enda stor tabell kan du arbeta med flera tabeller och skapa relationer mellan dem.

Det påminner om hur information hanteras i databaser.

Anta exempelvis att du har en tabell med försäljning:

Samtidigt har du en separat produkttabell:

Istället för att kopiera produktnamn och kategori till varje försäljningsrad kan tabellerna kopplas samman genom ProduktID.

Detta är grunden till en datamodell.

När du börjar förstå datamodellering öppnas nya möjligheter för analys i Excel.

Vad är DAX?

När du arbetar med Power Pivot kommer du också i kontakt med DAX – Data Analysis Expressions.

DAX är ett formelspråk som bland annat används för att skapa beräkningar och mått i en datamodell.

Det finns likheter mellan DAX och vanliga Excel-formler, men det är viktigt att förstå att det inte är samma sak.

Om du redan kan Excel-formler har du därför en bra grund, men du behöver lära dig hur DAX fungerar i en datamodell.

Ett enkelt exempel kan vara att beräkna den totala försäljningen.

Du kan exempelvis behöva beräkna:

Antal × Pris

för varje rad och därefter summera resultatet.

När du kommer längre kan DAX användas för betydligt mer avancerade analyser.

Det är en viktig anledning till att kombinationen Power Pivot + DAX är så kraftfull.

Power Pivot bygger själva datamodellen medan DAX hjälper dig att skapa beräkningar och analyser ovanpå modellen.

Power Query och Power Pivot är inte samma sak

Det är lätt att blanda ihop Power Query och Power Pivot när man är nybörjare.

En enkel tumregel är:

Power Query = förbereda data

Power Pivot = modellera och analysera data

Power Query används alltså mycket innan själva analysen.

Du kanske får en rå Excel-fil som först behöver rensas och struktureras.

Power Query hjälper dig att förbereda informationen.

När informationen är redo kan den sedan användas i en datamodell där Power Pivot och DAX kommer in.

De kompletterar därför varandra väldigt bra.

Och vad är VBA?

Den tredje huvuddelen av kursen handlar om VBA – Visual Basic for Applications.

VBA används för att programmera och automatisera arbetsuppgifter i bland annat Excel.

Här tar vi ytterligare ett steg.

Med VBA kan du exempelvis skapa makron som utför flera arbetsmoment automatiskt.

Det kan handla om att:

• skriva information i celler
• formatera celler
• visa meddelanden
• kontrollera villkor
• upprepa arbetsmoment
• automatisera återkommande uppgifter

VBA kan kännas svårt när man först ser programmeringskod.

Därför börjar kursen från grunden.

Du får bland annat lära dig hur du aktiverar fliken Utvecklare i Excel och hur du kommer igång med VBA.

Därefter kan du steg för steg börja förstå hur VBA-kod är uppbyggd.

Variabler, If-satser och loopar

När du börjar programmera med VBA kommer du snart i kontakt med några grundläggande programmeringskoncept.

Ett sådant koncept är variabler.

En variabel kan förenklat beskrivas som en plats där programmet tillfälligt sparar ett värde.

Du kommer också i kontakt med If-satser.

De gör det möjligt för programmet att fatta enkla beslut.

Principen kan exempelvis vara:

Om försäljningen är större än 10 000 kronor ska en viss åtgärd utföras.

Annars ska något annat hända.

Ytterligare ett viktigt område är loopar.

En loop används när samma instruktion ska upprepas flera gånger.

Istället för att skriva samma kod om och om igen kan programmet upprepa den automatiskt.

Det är sådana grundläggande koncept som så småningom gör det möjligt att skapa betydligt smartare automatiseringar i Excel.

Tre områden som kompletterar varandra

En stor fördel med att lära sig Power Query, Power Pivot med DAX och VBA är att verktygen kompletterar varandra.

Man kan förenklat beskriva arbetsflödet så här:

1. Power Query – hämta och bearbeta data

Du börjar med rådata och gör informationen användbar.

↓

2. Power Pivot – bygg datamodellen

Du organiserar informationen och skapar relationer mellan tabeller.

↓

3. DAX – skapa beräkningar

Du skapar mått och analyser baserade på informationen i datamodellen.

↓

4. VBA – automatisera arbetsmoment

Du använder kod för att automatisera sådant som annars skulle behöva utföras manuellt.

Det innebär inte att alla Excelprojekt måste använda samtliga verktyg.

I vissa situationer kanske Power Query räcker.

I andra behöver du Power Query tillsammans med Power Pivot och DAX.

Och ibland kan VBA vara det som sparar mest tid.

Det viktiga är att förstå vilka möjligheter som finns och vilket verktyg som passar för olika problem.

Lär dig genom praktiska övningar

En central del i kursen är att du inte enbart ska läsa om hur verktygen fungerar.

Du får istället arbeta med praktiska övningar och lösningar.

Det är särskilt viktigt när man lär sig områden som Power Query, DAX och VBA.

Det är en sak att läsa:

”En If-sats används för att kontrollera ett villkor.”

Det är en helt annan sak att själv skapa en If-sats, köra koden, se vad som händer, göra ett misstag och sedan jämföra med lösningen.

Det är ofta då förståelsen börjar komma.

Samma sak gäller Power Query.

När du själv får importera data, ändra den och se hur varje steg påverkar resultatet blir funktionerna betydligt lättare att förstå.

Därför bygger LearnE:s kurs på principen:

Lär dig genom att göra.

Du behöver inte kunna programmering från början

VBA är programmering och DAX är ett formelspråk.

Det kan göra att kursen vid första anblicken verkar avancerad.

Men tanken är inte att du redan ska kunna programmera.

VBA-delen börjar från grunden.

Du behöver alltså inte kunna skriva avancerad kod innan du börjar.

Däremot är det en fördel om du redan har grundläggande kunskaper i Excel, eftersom kursen är tänkt som nästa steg efter den vanliga Excelanvändningen.

Målet är att successivt bygga upp förståelsen.

Vem passar kursen för?

Kursen passar särskilt bra för dig som redan arbetar med Excel men känner att du vill komma längre.

Det kan exempelvis vara du som:

arbetar med återkommande rapporter,

regelbundet importerar eller bearbetar data,

vill minska manuellt arbete,

vill förstå datamodellering,

vill börja använda DAX,

vill lära dig grunderna i VBA,

eller helt enkelt vill utveckla dina Excelkunskaper.

Kursen kan därför vara relevant inom många olika yrkesområden.

Ekonomi, administration, projektledning, försäljning, inköp, produktion, logistik och analys är bara några exempel på områden där stora mängder information ofta hanteras i Excel.

Från manuellt Excelarbete till smartare arbetsflöden

En viktig skillnad mellan en ny och en mer erfaren Excelanvändare är inte bara hur många funktioner personen känner till.

Det handlar också om hur problemet angrips.

En nybörjare kanske tänker:

”Hur gör jag detta manuellt?”

En mer erfaren användare börjar istället fundera:

”Behöver jag verkligen göra detta manuellt varje gång?”

Det är ett viktigt steg i utvecklingen.

Power Query kan återanvända steg för databehandling.

Power Pivot kan skapa strukturerade datamodeller.

DAX kan skapa dynamiska beräkningar.

VBA kan automatisera arbetsmoment.

När du börjar kombinera dessa kunskaper förändras därför sättet du arbetar med Excel.

Ett praktiskt exempel

Föreställ dig att du ansvarar för en månadsrapport.

Varje månad får du flera filer med försäljningsinformation.

Tidigare kanske arbetsprocessen såg ut ungefär så här:

Du öppnar filerna.

Kopierar information.

Tar bort onödiga kolumner.

Ändrar datumformat.

Kontrollerar tomma celler.

Slår samman information.

Skapar formler.

Uppdaterar rapporten.

Formaterar resultatet.

Nästa månad börjar du om.

Med de verktyg som kursen behandlar kan du istället börja fundera på ett mer automatiserat arbetsflöde.

Power Query kan användas för att hämta och bearbeta informationen.

Power Pivot kan organisera den i en datamodell.

DAX kan skapa beräkningar för analysen.

VBA kan användas för att automatisera ytterligare moment.

Det är där den verkliga nyttan med dessa verktyg blir tydlig.

Kunskaper som bygger vidare på Excel

Power Query, Power Pivot, DAX och VBA ersätter inte dina vanliga Excelkunskaper.

De bygger vidare på dem.

Att förstå cellreferenser, tabeller, formler, filtrering och pivottabeller är fortfarande värdefullt.

Men när du lägger till dessa mer avancerade verktyg får du fler alternativ.

Du behöver inte längre försöka lösa varje problem med en komplicerad kombination av vanliga formler.

Ibland är Power Query ett bättre alternativ.

Ibland är en datamodell rätt lösning.

Ibland behövs ett DAX-mått.

Och ibland är VBA det mest effektiva sättet att automatisera ett arbetsmoment.

Studera online och i egen takt

Kursen är en onlineutbildning där du kan studera i egen takt.

Du behöver alltså inte anpassa dig efter fasta lektionstider.

Det gör det möjligt att exempelvis studera en stund på kvällen, under helgen eller när du har tid under arbetsdagen.

Du får 12 månaders tillgång till utbildningen, vilket innebär att du också kan gå tillbaka och repetera delar du behöver träna mer på.

Efter genomförd utbildning finns ett kursintyg tillgängligt.

Det gör kursen till ett alternativ både för privatpersoner som vill utveckla sina kunskaper och för företag som vill kompetensutveckla sina medarbetare.

Börja med grunderna och bygg vidare

Du behöver inte försöka lära dig allt samtidigt.

Ett bättre sätt är att ta ett område i taget.

Börja exempelvis med Power Query.

Lär dig hur data hämtas, rensas och transformeras.

När du förstår detta kan du gå vidare till Power Pivot och börja förstå datamodeller.

Därefter kan du lära dig hur DAX används för att skapa beräkningar.

Till sist kan du börja arbeta med VBA och automatisering.

Genom att själv göra övningarna blir kunskaperna gradvis mer naturliga.

Det är också betydligt lättare att förstå varför en viss teknik är användbar när du faktiskt har testat den.

Nästa steg för dig som redan kan grunderna i Excel

Om du redan känner dig relativt bekväm med vanlig Excel kan Power Query, Power Pivot, DAX och VBA vara ett naturligt nästa steg.

Det handlar inte om att lära sig ännu fler funktioner bara för sakens skull.

Det handlar om att kunna hantera data på ett smartare sätt.

Du går från att enbart arbeta i kalkylbladet till att också kunna tänka i termer av:

databehandling, datamodeller, analys och automatisering.

Det kan göra stor skillnad när arbetsuppgifterna blir större eller behöver upprepas regelbundet.

Sammanfattning

LearnE:s kurs Power Query, Power Pivot med DAX och VBA riktar sig till dig som har grundläggande kunskaper i Excel och vill utvecklas vidare.

Du får arbeta med fyra viktiga områden:

Power Query – för att hämta, rensa, strukturera och transformera data.

Power Pivot – för att skapa datamodeller och relationer mellan information.

DAX – för att skapa mått, beräkningar och analyser i datamodellen.

VBA – för att börja automatisera arbetsuppgifter i Excel.

Kursen är praktiskt upplagd och bygger på tydliga exempel, övningar och lösningar. Du studerar online och i egen takt och kan gå tillbaka till materialet när du behöver repetera.

Om du använder Excel regelbundet och vill gå från manuellt arbete till smartare datahantering och automatisering kan detta vara ett naturligt nästa steg i din Excelutveckling.

Läs mer och börja kursen

Vill du lära dig Power Query, Power Pivot med DAX och VBA genom praktiska övningar?

Kursen börjar från grunderna inom respektive område och låter dig bygga upp kunskaperna steg för steg.

👉 Läs mer om kursen Power Query, Power Pivot med DAX och VBA hos LearnE:
https://learne.se/produkt/power-query-power-pivot-med-dax-och-vba/